Как использовать электронную переписку в работе по максимуму

51129 мая 2019
Печатная версияЭлектронный журнал
В большинстве компаний не принято выдавать расчетные листки или поручать задания под подпись. Для этого используют электронную почту. Однако, с помощью электронной переписки компания не всегда может подтвердить, что выполнила обязанности перед работником. Мы разобрали наиболее частые случаи, когда сотрудникам направляют информацию по электронной почте, и выяснили, чем рискует работодатель в каждом из них.
  • Какую информацию направляют сотруднику по электронной почте:
  • Расчетные листки
  • Служебные поручения
  • Запрос объяснений
  • Уведомление об увольнении

Расчетные листки

Расчетные листки можно направлять сотрудникам в электронной форме, если такую возможность закрепили в трудовом или коллективном договоре, локальном акте (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Соглашаются с этим и суды (апелляционные определения Московского городского суда от 12.05.2017 по делу № 33-17642/2017, Новосибирского областного суда от 05.06.2014 по делу № 33-4700/2014). Прописать порядок выдачи расчетных листков удобно, к примеру, в положении об оплате труда (образец ниже).

30_200619.png

Подписывайтесь наВ наш канал вВ Яндекс.Дзен

Образец. Положение об оплате труда работников

polozhenie_OT1.jpg

Когда пересылаете расчетные листки по электронной почте, не допускайте утечки персональных данных. Не направляйте информацию на почтовый ящик, который используют несколько сотрудников. Если размещаете листки в электронной системе, у работника должен быть доступ только к своему расчетному листку.

Служебные поручения

Суды признают, что работодатель вправе направлять задания сотрудникам по электронной почте. Но чтобы снизить риски споров с работниками, внесите такое условие в ПВТР, трудовые договоры или должностные инструкции (апелляционные определения Пермского краевого суда от 30.08.2017 по делу № 33-9672/2017, Московского городского суда от 10.05.2016 по делу № 33-18175/2016).

В ПВТР пропишите, что сотрудник и работодатель могут обмениваться документами в электронной форме (образец ниже). В трудовом договоре или должностной инструкции урегулируйте детали. Например, предусмотрите, что к почте работника не должно быть доступа у других лиц, что он обязан просматривать ее регулярно, реагировать на письма и т. п. (образец ниже).

Образец. Правила внутреннего трудового распорядка (фрагмент)

PVTR.jpg

Образец. Трудовой договор (фрагмент)

TD.jpg

В споре сотрудники нередко заявляют, что им не подключили компьютер, не завели корпоративную почту и т. п. (апелляционное определение Новосибирского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2641/2016). Поэтому следите, чтобы компьютеры были исправны, подсоедините их к внутренней локальной сети или сети интернет, предоставьте работнику доступ к электронной почте. Своевременно реагируйте на служебные записки о проблемах с техникой и программным обеспечением.

  • Оспорьте требование ГИТ выдавать расчетные листки в бумажном виде
  • Некоторые инспекторы труда продолжают настаивать на выдаче расчетных листков в бумажном виде. То есть сохраняется риск, что работодателя привлекут к административной ответственности, если он направляет листки на электронную почту (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). Инспектор может предъявлять и другие избыточные требования – например, вручать листки под подпись на втором экземпляре или в журнале выдачи расчетных листков. В случае спора с проверяющими ссылайтесь на письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, судебную практику. Прежде чем перейти на электронную форму расчетного листка, отправьте запрос в территориальный орган Роструда в вашем регионе, чтобы узнать его позицию, проверьте судебную практику апелляционного и кассационного судов своего субъекта РФ.
  • Выдавать расчетные листки можно несколькими способами. Работодатель вправе выбрать сам.

Запрос объяснений

Работодатель должен до применения дисциплинарного взыскания затребовать у сотрудника объяснение. В какой форме это сделать, закон не поясняет, поэтому можно направить запрос по электронной почте. Судебная практика подтверждает, что это правомерно (ч. 1 ст. 193 ТК, апелляционное определение Московского городского суда от 26.04.2017 по делу № 33-16096/2017).

Вместе с тем запрос объяснений обычно приводит к конфликтной ситуации, и работник заявляет, что не получал письмо. Доказать обратное в суде будет проблематично (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 05.07.2017 № 33-12326/2017). Поэтому, когда возможно, запрашивайте объяснения под подпись. Составляйте акт, если работник откажется получить требование. Запрос по электронной почте используйте, только когда уверены, что сможете доказать, кто был автором и адресатом переписки, дату и время формирования письма, факт прочтения письма.

Учитывайте, что по закону сотрудник обязан представить объяснения письменно, даже если запрос ему отправили по электронной почте. Поэтому укажите в запросе, что объяснительную нужно передать в бумажном виде (ч. 1 ст. 193 ТК).

Уведомлять работников о начале отпуска только по электронной почте нельзя
mhzcey.png

Отвечает Наталья Румянцева,

и. о. начальника управления по административно-правовой работе дирекции по юридическим вопросам ПАО «Силовые машины» (Санкт-Петербург)

«Если работодатель предупреждает сотрудников о предстоящем отпуске только по электронной почте, ГИТ может его оштрафовать (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). В этом случае компания ненадлежащим образом исполняет свою обязанность по уведомлению работников (решение Московского районного суда г. Чебоксары от 04.09.2015 № 12-855/2015). О времени начала отпуска их нужно извещать под роспись не позднее чем за две недели (ст. 123 ТК). В каком документе работник должен расписаться, закон не уточняет. Роструд высказал мнение, что это можно сделать не только в уведомлении, но и в приказе о предоставлении отпуска, листе ознакомления с графиком отпусков, самом графике и т. д. (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Поэтому до внесения изменений в Трудовой кодекс уведомлять работников о начале отпуска только по корпоративной электронной почте неправомерно.»

О том, как известить сотрудника о дате начала отпуска, читайте в подробной рекомендации >>

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Главбух»

Уведомление об увольнении

Сообщать об увольнении по электронной почте рискованно. О том, что работник не прошел испытательный срок или истекает срок трудового договора, его нужно известить в письменной форме, а о сокращении – под подпись, что также предполагает уведомление в бумажном виде. Если процедуру нарушить, суд сочтет, что работнику не сообщили об увольнении в установленный срок (ч. 1 ст. 71, ч. 1 ст. 79, ч. 2 ст. 180 ТК, апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 22.06.2017 № 33-4745/2017).

Направить уведомление по электронной почте можно дополнительно, например, когда работник отказывается получить его в бумажном виде. Традиционно в этом случае уведомление зачитывают сотруднику вслух и составляют акт. Однако если документ большой, например, в нем приводят перечень вакансий с условиями труда на них, то суд может не поверить, что документ действительно озвучили работнику. Отправка уведомления по электронной почте решает данную проблему.

Иногда суд занимает сторону работодателя, даже если уведомление направили только по электронной почте. Так, в одном деле сотрудница и работодатель вели электронную переписку, работница подтвердила, что получила уведомление об увольнении в связи с неудовлетворительным результатом испытания. Последующие ссылки уволенной сотрудницы на то, что форма уведомления была неверной, суд отклонил (апелляционное определение Челябинского областного суда от 29.06.2017 по делу № 11-6893/2017).

Дорогой коллега, успейте забрать последний подарок — 6 месяцев подписки на «Главбух»!

На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону <nobr>8 (800) 505-87-17.</nobr>

art.jpg
<

Темы:В 

Главная » Документы » Как оформить и вручить уведомление работнику

2016-03-11_100606.jpg   В ряде кадровых процедур одним из этапов является уведомление работника. Это фактически извещение о предстоящих переменах в организации или в трудовой функции сотрудника. Изменения, о которых не был предупрежден работник, которого они касались, может оспорить произошедшие изменения в суде. Никакой обязательной формы уведомления не предусмотрено законодательно, но если уж есть требование закона «уведомить под роспись», надо его выполнять. Чтобы никакой инспектор или судья не признал уведомление незаконным, нужно придерживаться некоторых правил.

Какое уведомление невозможно оспорить

Во многих статьях Трудового кодекса фигурирует понятие «уведомление работника», но, к сожалению, в самом ТК оно не раскрыто. Также не разъяснено, каким образом нужно уведомлять сотрудников о каких-то значимых фактах. Однако если взять за основу гражданское процессуальное законодательство, то можно выяснить, что надлежащим уведомление признаётся только тогда, когда у вас на руках есть доказательства того, что информация дошла до адресата.

Применять ГПК в таком случае выгодно, ведь по нему работают все судьи. А законным уведомлением процессуальный кодекс признаёт такое:

  • если оно вручено лично под роспись;
  • если отправлено по почте заказным письмом с уведомлением.
К сведению

Нюанс: если заказное письмо пролежало на почте 5 дней и вернулось назад с отметкой «не получено», судьи считают это злоупотреблением со стороны адресата. Ведь работодатель свою задачу выполнил – отправил письмо по адресу, указанному в трудовом договоре.

В ТК предусмотрен такой документ, как Акт об отказе от подписи. Да, можно такой составить, если работник отказывается расписываться на уведомлении. Только вот судьи не всегда на стороне работодателей, поэтому лучше перестраховаться и отправить почтой извещение.

Регистрируем уведомление

В любом отделе кадров должна быть папка с исходящими документами, а к ней должен прилагаться журнал регистрации. Если у вас возникла необходимость уведомления работников, поступайте так:

  • распечатываете 2 копии уведомления;
  • в журнале регистрируете его под номером по порядку;
  • номер и дату указываете на уведомлении;
  • визируете директором (или самостоятельно, если у вас есть доверенность);
  • один экземпляр вкладываете в дело, второй – на исполнение.

Оформляем уведомление

Распечатывать такие бумаги лучше на бланке с угловым штампом, где есть строчка с 2016-03-11_100305.jpgдатой и исходящим номером. Также и реквизиты фирмы нужно прописать. В документ включаем следующие сведения:

  • название документа («Уведомление»);
  • заголовок («О расторжении договора», «О сокращении штата» и т.п.);
  • адресант (фирма в лице директора или отдел кадров в лице начальника ОК по доверенности);
  • адресат (ФИО работника и его адрес);
  • причины создания уведомления (сокращение штата и т.п.);
  • предложения, решения или просьбы;
  • виза директора (или начальника ОК);
  • виза ознакомления работника.

Образец уведомления работнику можете посмотреть здесь.

Какой-то типовой формы уведомлений нет, каждый раз они готовятся, применительно к ситуации. Но ситуаций, при которых уведомление обязательно, много, поэтому и видов документов тоже столько же.

Виды уведомления работника

  • о начале отпуска;
  • уведомление о сокращение работника;
  • о расторжении договора;
  • о временном переводе;
  • об увольнении;
  • о праве отказа от командировок или работы в праздники и т.д.

При этом форма останется постоянной, в зависимости от ситуации нужно изменить только причину направления извещения и принятое решение или предложение. Самые типичные виды рассмотрим подробнее.

Уведомление о расторжении договора

Такой документ нужно отправить сотруднику за 3 дня до окончания срока договора (если, конечно, он срочный). Уведомление о расторжении договора, образец, можно посмотреть здесь.

Внимание!

Нюанс: имейте в виду, что отправить или завизировать работником такой документ нужно не позже, чем за 3 дня до окончания срока работы. Уведомите позже, считайте, что приняли работника постоянно!

Уведомление о сокращении штата работников

2016-03-11_094352.jpg   Такое извещение нужно направить сотруднику не позже, чем за 2 месяца до планируемой даты реорганизации структуры. Но нужно иметь в виду, что в колдоговоре может быть прописана и другой срок – больший. Например, во многих организациях, особенно в муниципальных, колдоговором предусмотрен больший срок предупреждения о сокращении членов профсоюза.

Уведомление о сокращение работника, образец которого можно посмотреть тут, должен содержать ещё и предложение свободных вакансий, если они имеются. Также нужно прописать и условие, что если сотрудник согласен на вакансию, он должен об этом сообщить и написать заявление о переводе.

Уведомление об увольнении работника

Такие извещения направляют, например, при ликвидации фирмы. Знакомить работников с фактом краха нужно так же за 2 месяца до увольнения. При этом уведомление работника должно содержать точные реквизиты документа, по которому фирма ликвидируется, например, протокола собрания учредителей.

Образец подобного извещения можно посмотреть тут.

Обновление: 16 декабря 2016 г.

65_template_TK.jpg

Образец уведомления о явке за трудовой книжкой

На территории Российской Федерации трудовая книжка является основным документом, служащим для подтверждения стажа и факта исполнения должностных обязанностей гражданином. Для достижения указанных целей нормативными актами России детально прописан порядок ведения, хранения и выдачи названного формуляра работникам. Если гражданин отказывается от получения книжки или отсутствует на работе, то такому лицу необходимо направить уведомление о явке за трудовой книжкой.

Скачать образец уведомления о явке за трудовой книжкой

Трудовая книжка

Статьей 65 ТК РФ прямо предусмотрено, что новый работник при оформлении на работу должен представить предприятию свою трудовую книжку.

Исключением из этого правила являются случаи:

  • первого оформления гражданина на работу;
  • отсутствия у соискателя формуляра в связи с его порчей, утратой.

При наличии любой из указанных причин организация или предприниматель выдает работнику трудовую книжку.

Названный документ находится у работодателя весь период исполнения физическим лицом должностных обязанностей и возвращается гражданину только в случае его увольнения.

Все записи в трудовую книжку должны вноситься в строгом соответствии с формулировками закона и распорядительных документов предприятия.

Ведение, хранение и заполнение формуляров осуществляется в строгом соответствии с предписаниями Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, а также Инструкцией, введенной в действие Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Несоблюдение предписаний, содержащихся в вышеназванных нормативных актах, может повлечь за собой порчу трудовой книжки или признание записей, содержащихся в ней, недействительными.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Статьей 84.1 ТК РФ установлен порядок действий сторон трудового договора при его расторжении.

В день увольнения гражданина, являющийся его последним рабочим днем, предприятием издается приказ о расторжении трудового договора, с которым физическое лицо должно быть ознакомлено под подпись.

В этот же день гражданину выдаются все причитающиеся ему денежные средства и трудовая книжка, содержащая необходимые записи и отметки.

Согласно пункту 35 Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, все отметки, сделанные предприятием в трудовой книжке, должны быть заверены:

  • подписью должностного лица;
  • печатью компании;
  • собственноручной подписью бывшего сотрудника.

Как следует из предписаний пункта 41 вышеназванных Правил, физическое лицо, получающее свою трудовую книжку, обязано подтвердить факт ее выдачи путем проставления подписей в личной карточке и журнале учета соответствующих формуляров.

Без указанных отметок работодатель рискует понести негативные последствия, связанные с невыдачей трудовой книжки.

Работник не получил трудовую книжку

На практике нередки случаи увольнения работников, конфликтующих с предприятием и отказывающихся от получения трудовой книжки. Также сотрудник может отсутствовать на месте в свой последний рабочий день.

В случае наступления вышеуказанных событий нормы законодательных актов Российской Федерации содержат исчерпывающие инструкции, предусматривающие необходимые действия предприятия.

Статья 84.1 ТК РФ указывает, что если уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку, то предприятие должно выслать ему заказным письмом с описью вложения уведомление о необходимости явиться за формуляром или же согласиться на его направление почтовой связью.

Пунктом 36 Правил, введенных в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, предусмотрена обязанность предприятия направить бывшему сотруднику письменное извещение о необходимости получить трудовую книжку.

Такое сообщение должно быть вручено бывшему сотруднику в руки, что подтверждается его распиской с указанием даты получения уведомления.

Если предприятие проигнорирует описанную обязанность и не направит гражданину уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, то работодатель может быть привлечен к ответственности за невыдачу формуляра. Размер таких негативных последствий определяется неполученным заработком за период с момента увольнения до даты вручения трудовой книжки или направления сообщения.

Не допускается задержка выдачи или невыдача физическому лицу его трудовой книжки по вине работодателя. Помимо того, что на предприятие могут быть наложены финансовые санкции, оно должно будет изменить дату увольнения сотрудника. Указанные последствия прямо вытекают из содержания пункта 35 Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

Образец уведомления о вручении трудовой книжки

Устанавливая общий порядок действий работодателя при отказе сотрудника от получения трудовой книжки, положения ТК РФ не предусматривают образцы необходимых документов.

Не разработаны примеры соответствующих уведомлений и в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, и в Инструкции, введенной в действие Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

С учетом существенных санкций за невыдачу трудовой книжки содержание сообщения о необходимости ее получения приобретает особое значение.

Как следует из буквального толкования статьи 84.1 ТК РФ, уведомление работника должно содержать:

  • фамилию, имя, отчество гражданина;
  • его адрес жительства;
  • наименование предприятия, направляющего сообщение;
  • исходящий номер и дату;
  • дату увольнения сотрудника;
  • указание на факт неполучения трудовой книжки;
  • информацию о необходимости явиться к работодателю для получения формуляра или предоставить письменное согласие на его направление почтовой связью;
  • адрес для прибытия гражданина и высылки ответа, а также режим работы;
  • фамилию, имя, отчество и подпись ответственного сотрудника;
  • печать работодателя.

Наличие описанных реквизитов позволит утверждать о надлежащем извещении бывшего работника.

Также читайте:
  • Отчет СЗВ-ТД
  • Электронные трудовые книжки
  • Можно ли заменить трудовую книжку, если в ней ошибки?
Ссылка на основную публикацию