Как избавиться от привычки постоянно проверять почту, мессенджеры и соцсети — Офтоп на vc.ru

Вчера мы рассказали вам про вред нотификаций, которые вам не нужны, но нужны компаниям создающим веб сервисы, чтобы «продавать» вам больше рекламы. Сегодня Harj Taggar, партнер одного из лучших стартап-инкубаторов YCombinator, рассказывает как он поборол привычку постоянно проверять электронную почту и что получил от жизни взамен. Очень вдохновляющий рассказ!

screen-shot-2012-05-30-at-6-05-22-pm-500x332.png

Шесть месяцев назад я удалил электронную почту со своего iPhone просто отключив Gmail-аккаунт. Технически я мог продолжать проверять свою почту с сайта gmail.com в Safari, но я использую 1Password для сохранения паролей, что требует достаточно много затратных по времени шагов для логина в аккаунт. Этого неудобства более чем достаточно, чтобы не проверять почту во время прогулки или на переговорах.

Мне было интересно выяснить всего две вещи: действительно ли постоянная проверка e-mail была зависимостью и как это реально влияло на мою жизнь. На первый вопрос ответ был получен — вот уже шесть месяцев я не имею быстрого доступа к e-mail на моем телефоне. Переходной период был достаточно трудным. В первые дни я был действительно шокирован тем, как часто на автомате мне хотелось заглянуть в инбокс. Фактически это стало привычкой — открывать каждую свободную секунду Mail чтобы посмотреть нет ли там чего-то нового. Скоро это ощущение пропало и сменилось неким чувством свободы.

Стоит заметить, что я стал существенно медленнее отвечать на письма. Но мы в YC придумали как с этим бороться. Мы создали общий электронный адрес, который читают все партнеры. На него пишут наши фаундеры (создатели проектов, которые поддерживаются YC) когда им нужна наша помощь. Если я на несколько часов отхожу от компьютера, то кто-то другой может ответить на такое срочное письмо. Если дело очень срочное и только я могу решить его, то мне звонят или пишут текстовое сообщение.

Другой побочной причиной от постоянной проверки почты стала концентрация, которая не пропадает даже тогда, когда я работаю за компьютером с открытой электронной почтой. Наконец-то я понял, что e-mail — наибольший убийца моей продуктивности. Например, если я пытаюсь кодить, то не прекращаю делать этого чтобы поиграть в игру, но прекращаю чтобы прочитать почту. И все так потому, что я считаю чтение почты работой! Отказ от постоянного чтения почты на телефоне понемногу ослабил зависимость от чтения почты вообще. Ощущения просто потрясающие!

Также я стал замечать, что отказ от постоянного чтения почты изменило мое восприятие времени. За последние шесть месяцев дни стали казаться существенно длиннее. Если я пешком иду с одного места в другое, то у меня есть время посмотреть по сторонам, наблюдать происходящее вокруг (что является само по себе большим источником вдохновения когда вы живете в Пало Альто, месте переполненном счастьем) и самое главное, размышлять.

Дар иметь время на размышления — самый ценный для меня. William Deresiewicz говорит про это в своей лекции Solitude and Leadership:

Я понял для себя, что моя первая мысль никогда не была лучшей. Моей первой мыслью была мысль не моя, а кого-то другого. Это было то, что я когда-то где-то слышал по теме, всегда фундаментальная мудрость. Оригинальная мысль достигается только путем концентрации, погружения в проблему, терпением, запуском креативности.

Смартфоны привели к тому, что стало сложно погрузиться в размышления и работать с ними до тех пор, пока из них не получится отполированная готовая к созиданию идея. Joe Kraus называет это «SlowTech».

Как только я понял важность происходящего в моей жизни, я поудалял еще много чего — приложения Facebook, Twitter и Quora. За Twitter я скучал больше всего. Это были лучшие решения принятые мною за последний год и я всячески рекомендую вам повторить то же самое.

Когда вы в последний раз проверяли электронную почту? Час, два — или пару минут назад? По статистике Business Insider, более трети американцев регулярно проверяют почту на протяжении всего дня. Согласно опросу AOL в 2010 году, 47 % респондентов признали, что испытывают потребность постоянно проверять почту, 25 % не могут обходиться без этого более трех дней, 60 % проверяют почту в отпуске, а 59 % — даже в туалете.

Пора избавляться от этой зависимости.

Почему постоянно проверять почту вредно

Сначала давайте подумаем над таким вопросом: а действительно ли постоянно проверять почту — это плохо? Ведь, как ни крути, электронная переписка часто входит в круг непосредственных должностных обязанностей. Согласно результатам нашего недавнего опроса, 59 % респондентов сообщили, что в их командах принято хранить информацию о проектах в электронных письмах, а 13 % — что у них даже статусы проектов отслеживаются только по электронной почте. По всему выходит, что почта — важный рабочий инструмент.

Но не всё так просто. Ниже мы рассмотрим, почему из-за электронной почты у многих сотрудников заметно падает производительность и портится настроение.

1. На регулярную проверку почты тратится много времени

В среднем сотрудники отвлекаются от работы каждые 10 минут (это 56 раз в день). На то, чтобы вновь полностью сосредоточиться на задаче, нужно около 25 минут. Таким образом, в среднем за день набегает около 2 часов времени, потраченного на восстановление концентрации. Сотрудники могут отрываться от работы и сами по себе. Регулярные проверки почты — один из главных отвлекающих факторов. В ходе исследования работы в офисе Томас Джексон и другие ученые обнаружили, что на 70 % электронных писем адресаты реагировали в течение шести секунд после получения, а на 85 % — в течение 2 минут. После проверки почты им требовалось по 64 секунды, чтобы собраться и вернуться в рабочий режим.

Более того, согласно анализу Глобального института McKinsey, на чтение электронных писем и переписку тратится 28 % рабочей недели. Если брать стандартную 40-часовую рабочую неделю, это более 11 часов, потерянных напрасно: именно столько сотрудники в среднем тратят на почтовый ящик, вместо того чтобы заниматься делом.

2. Проверка почты мешает эффективной работе

Проверка электронной почты — один из видов любимой многими «продуктивной прокрастинации». Когда не хочется заниматься текущей работой, сами собой возникают мысли: «Надо бы ответить на письма, отвлечься на пару минут». И мы даже не чувствуем вины, ведь переписка — это тоже в каком-то смысле работа. Однако зачастую «пара минут» растягивается на десять-двадцать, а то и больше. В перспективе такие послабления самим себе ведут к формированию дурных привычек, мешающих продуктивной работе.

Как выяснилось, многие признают, что частая проверка электронной почты снижает производительность. В 2015 году компания Wrike провела анкетирование по вопросам организации труда, по результатам которого 40 % респондентов назвали электронную почту одним из трех ключевых факторов, мешающих эффективной работе. В списке этих факторов электронная переписка обогнала нечеткие приоритеты, прокрастинацию и даже сжатые сроки.

3. Ожидание писем разрушает рабочий настрой

Многим знакомо это чувство — когда сидишь в офисе злой на весь мир и не можешь как следует взяться за работу. А знаете ли вы, что причина плохого настроения зачастую кроется в зависимости от электронной почты? Человек вновь и вновь проверяет ее в ожидании каких-нибудь новостей, а письмо всё не приходит… А когда придет, человек уже успеет сотни раз понадеяться, проверить ящик и разочароваться. В статье для Psychology Today Нэнси Колье (Nancy Colier) назвала этот феномен «лотерейной психологией»: адаптивная часть нашего мозга «внушает чувство надежды и веры в возможность некоего явления, при условии что надежда подкрепляется активными действиями с нашей стороны». Постоянно проверяя почту, мы сами провоцируем в себе чувство ложной надежды, которое неизменно ведет к разочарованию, когда оказывается, что новых писем по-прежнему нет.

А еще это одна из причин стресса. Ученые Университета Британской Колумбии провели исследование и обнаружили, что члены группы, проверявшей электронную почту при любой удобной возможности, ощущали намного больший стресс, чем участники группы, которой было разрешено делать это лишь три раза в день. К тому же, по ощущениям участников из первой группы, постоянные проверки почты ничуть не повышали производительность. Люди, одержимо проверяющие почту, сами портят себе настроение и подвергают себя стрессу.

4. Постоянные проверки почты не дают достичь потокового состояния

Ученые утверждают, что полная самоотдача — так называемое «потоковое состояние» — обеспечивает максимальную эффективность работы. Психолог Михай Чиксентмихайи так объясняет концепцию потока:

Быть в потоке значит полностью отдаться занятию, не для достижения какой-либо цели, а ради самого процесса. Когда человек находится в потоковом состоянии, время летит незаметно. Каждое движение, действие и мысль естественным образом следуют из предшествующих, будто разыгранные по нотам. Человек в потоковом состоянии выкладывается на полную.

К сожалению, немногим удается достичь этого состояния, а ведь без него делать сложную работу еще сложнее. Наше внимание постоянно воруют почтовые ящики. Так, участники исследования Карен Рено в 2006 году считали, что проверяют почту в среднем один раз в час, однако наблюдение показало, что на самом деле это происходило раз в пять минут. При этом мозгу приходилось постоянно переключаться с работы на почту и обратно, так что о концентрации, конечно, и речи быть не могло.

Получается, что мы сами регулярно саботируем собственную работу — и даже не понимаем этого!

Почему электронная почта действует как наркотик

Чтобы решить проблему, нужно определить ее причину. Почему мы так одержимы своими почтовыми ящиками? На этот счет есть разные теории.

1. Инструментальный условный рефлекс

Самая распространенная теория объясняет явление, когда человек постоянно проверяет почту, даже если не ждет писем, так называемым инструментальным условным рефлексом — точнее, результатом режима подкрепления с переменным интервалом. Понятие инструментального условного рефлекса широко используется в психологии. Такой рефлекс вырабатывается, если после некоторых действий наступают определенные заранее известные последствия, и заставляет менять поведение соответствующим образом. «Подкрепление с переменным интервалом» означает, что человек получает награду за действие, но не каждый раз и нерегулярно. В человеческом обществе такой тип обучения абсолютно нормален, однако проблемы возникают, когда приобретенное поведение начинает мешать работе.

Вот как работает инструментальный условный рефлекс, полученный в результате подкрепления с переменным интервалом: человек проверяет почтовый ящик, ожидая увидеть новое письмо. Однако ожидания оправдываются не всегда — и через некоторое время человек возвращается к почте, подсознательно надеясь, что уж в этот-то раз письмо его ждет. Он обновляет страницу (некоторые делают это даже несколько раз подряд), ожидая награды в виде письма за поведение (активные действия — проверку почты).

Нир Эяль, автор книги «Покупатель на крючке: руководство по созданию продуктов, формирующих привычки», долгое время проводивший исследования в новом направлении на стыке психологии, технологий и бизнеса, утверждает: даже такое простое действие, как ответ на письмо, закрепляет модель поведения, заставляющую постоянно проверять ящик.

«Каждый раз, когда человек отвечает на письмо, срабатывает новый триггер, поскольку появляется вероятность получить в ответ еще одно письмо. Этот возможный ответ — внешний триггер, вынуждающий возвращаться к почте вновь и вновь. Вот почему так тяжело перестать постоянно ее проверять».

В конечном счете, если человек, проверяющий почту, периодически получает интересные письма, его поведение закрепляется, и он начинает наведываться в почтовый ящик еще чаще.

2. Важные письма укрепляют наше чувство собственной важности

Другая теория связывает почтозависимость с нашим чувством собственной важности. Хотя многие заявляют, что не любят электронную почту, некоторые испытывают наслаждение от самого факта получения письма. Писательница, консультант и исследователь в области технологий Линда Стоун утверждает, что слежка за почтой приносит положительные эмоции, поскольку, получая важные письма по работе, мы чувствуем себя нужными. Когда у нас просят совета или помощи, это подтверждает нашу значимость и оправдывает трату рабочего времени. Вот почему так тяжело игнорировать новые сообщения во входящих — потребность в укреплении чувства собственной важности заложена в нас природой. Вот что говорит Нир Эяль, автор книги «Покупатель на крючке: руководство по созданию продуктов, формирующих привычки»:

«Какие […] внутренние триггеры заставляют человека проверять почту? Их много: скука, тревога, неуверенность в себе как в профессионале. Когда мы проверяем почту, этот внутренний зуд немного утихает». (11:22)

Но чем чаще мы заглядываем в почту, тем больше отвлекаемся, и в конце концов это начинает всерьез мешать работе. Здесь важно знать меру и сопротивляться подсознательной потребности посмотреть в почте, не нужны ли мы кому-нибудь прямо сейчас.

3. Новые письма — это своего рода достижения, не требующие усилий

Напоследок рассмотрим еще одну теорию. Проведя исследование по вопросам мотивации персонала, Тереза Амабиле, профессор факультета экономики и предпринимательства Гарвардского университета, пришла к такому выводу: люди любят достигать результатов. Когда сотрудник чувствует, что продвинулся в работе, это дополнительно мотивирует его трудиться дальше. Исследование показало, что чаще всего участники пребывали в хорошем настроении, когда достигали в работе успеха, пусть даже незначительного. В своем отчете Тереза и ее команда рекомендуют руководителям разбивать крупные проекты на несколько менее масштабных и легче достижимых целей. Так сотрудники смогут радоваться небольшим достижениям, стимулирующим их работать лучше.

Проверяя почту, мы испытываем чувство гордости за то, что мы нужны, важны и ценны для других. Каждое отвеченное письмо — это шаг вперед. Каждый раз, когда в почтовом ящике не остается непрочитанных писем, знаменует выполнение нашей задачи: приятно знать, что мы чего-то добились. Поэтому мы вновь и вновь возвращаемся в почту, даже за счет реальной работы, и в результате ежедневно часами пытаемся вернуться в прерванное потоковое состояние.

Как вылечиться от почтозависимости

Привычка постоянно проверять почту — это условный рефлекс, который истощает энергию, портит настроение и мешает работе. Вот как можно от него избавиться.

1. Закройте вкладку с входящими и следите за тем, сколько раз открываете ее

Не держите вкладку с почтой открытой в браузере. Открывайте страницу заново каждый раз, когда понадобится проверить почту (и старайтесь делать это пореже). Ученые Университета Британской Колумбии, проводившие вышеупомянутое исследование о влиянии электронной почты на уровень стресса, установили:

«Сотрудники, начавшие проверять почту ограниченное число раз в день, стали меньше волноваться при выполнении важных задач. Общий уровень ежедневного стресса также снизился. […] По ощущениям участников исследования, часто проверявших почту, ее постоянные проверки ничуть не повышали производительность».

Считайте, сколько раз в день проверяете почту. Психолог Джеймс Клейборн (James Claiborn) отмечает: «Отношение людей к вещам и действиям, как правило, заметно меняется, как только они начинают следить за их количеством или потраченным на них временем». Каждый раз спрашивайте себя, действительно ли нужно было сейчас проверить почту (успели ли появиться в ящике новые важные письма). Если вы обнаружите, что за день уже заглянули в ящик десять раз или больше, подумайте, оправданы ли эти действия или вами управляет привычка.

2. Пользуйтесь не только почтой

«Но как отказаться от почты, если у меня в ней вся деловая переписка?» — подумаете вы. Попробуйте заменить почту другими приложениями, которые не будут спамить и понапрасну отвлекать вас. Есть множество специальных сервисов для организации труда, например Wrike. Они полностью заменяют почту в вопросах обсуждения проектов и задач, хранения информации и получения новостей от коллег.

3. Поставьте цель ограничить просмотры почты и запишите ее

А вы знали, что если записать поставленную цель и рассказать о ней друзьям, шансы достичь ее повышаются на 33 %? Прямо сейчас возьмите ручку, блокнот и запишите: «Я буду проверять почту только в 11:00 и в 15:00» или «Я буду проверять почту только три раза в день». Можно приклеить стикер с напоминанием на ноутбук. Также напишите список причин вашего решения (от руки и на бумаге): «Я не хочу впустую тратить рабочее время», «Я хочу работать продуктивнее» и т. д.

Затем сообщите начальнику и коллегам о поставленной цели, чтобы они списывались с вами другими способами. Возможно, вы даже вдохновите сотрудников побороться с собственной зависимостью.

4. Для большей надежности заблокируйте почту

Нужен гарантированный успех в вашем начинании? Попробуйте расширение для браузера, например StayFocusd для Chrome. С ним вы просто не сможете тратить на почту больше определенного времени. Вы сами устанавливаете этот срок, но как только он истечет, расширение больше не пустит вас в почту до следующего дня. Конечно же, такие расширения не работают с почтовыми клиентами для компьютеров — Outlook, Apple Mail и т. д.

5. Не сдавайтесь

Новая привычка не появится сразу. На ее формирование часто нужно более двух месяцев, а в некоторых случаях и свыше восьми! А когда для развития новой привычки нужно разрушить старую (как в нашем случае), это может проходить еще тяжелее. Но не падайте духом: если прошел месяц, а вас всё еще постоянно тянет проверить почту, достаньте список причин, по которым вы решили ограничить работу с ней, вспомните о своих целях и продолжайте сдерживаться. Большинство полезных привычек вырабатываются только силой воли, так что, даже если вы сорветесь, просто вернитесь к своему плану на следующий день.

Вы можете избавиться от почтозависимости

Чувствуете, что вас постоянно тянет проверить почту? Уже пробовали ограничивать себя? Расскажите о своих успехах и поделитесь приемами в комментариях.

48

Я ничего не упускаю

Перестаньте проверять почту

Недавно я позволил себе недельный отпуск с семьей – без высоких технологий: ни компьютера, ни телефона, ни электронной почты.

Вернувшись из поездки, я включил компьютер и обнаружил в почтовом ящике несколько сотен писем. Я сделал глубокий вдох и принялся отвечать. Три часа спустя мой ящик – склад сообщений, скопившихся за неделю, – был пуст.

А теперь сравним это с тем, что произошло на другой день и во все последующие, когда я тратил на почту больше трех часов ежедневно. Пусть часть этого времени уходила на продолжительный обмен письмами, но разница все равно очевидна.

Я пришел к выводу, что электронная почта – способ отвлечься. Всякий раз, когда я чувствую малейший дискомфорт, я проверяю ящик. Застопорилась работа над статьей? Скучный телефонный разговор? Поездка в лифте, утомительное совещание, беспокойство по поводу предстоящей встречи? Можно проверить почту. Это легкодоступный способ убежать от неприятных эмоций.

Притягательность электронной почты в том, что она интригует. Мне любопытно, что ждет меня в почтовом ящике. Это так заманчиво. А еще это занятие кажется вполне законным и даже выглядит как проявление ответственности. Я работаю. Я должен быть уверен, что не пропущу важное письмо и отвечу своевременно.

Но такой подход становится серьезной проблемой. Если мы не контролируем свои привычки, связанные с электронной почтой, электронная почта начинает контролировать нас. Все мои знакомые жалуются на избыток писем. Они падают в ящик без остановки. И мы, точно одержимые, непрестанно проверяем почту, отвлекаясь на деловой встрече, во время разговора, занимаясь своими делами.

Проблема не только в обилии писем, но и в том, что мы неэффективно с ними обращаемся. Каждый раз, когда мы на ходу проверяем почту, мы теряем время на то, чтобы вытащить телефон, загрузить новые сообщения, прочитать их, не отвечая, а затем перечитать те, на которые не ответили в прошлый раз. Позже, оказавшись за компьютером, мы снова все это перечитываем.

Неэффективный подход к работе с почтой действует на нас раздражающе. Согласно американской газете USA Today, число судебных исков, поданных служащими, которые заявляют о несанкционированной сверхурочной работе, выросло с 2008 года на 32 процента. Основная причина? Электронная почта на девайсах вроде смартфонов нарушает неприкосновенность личного времени{12}.

Решение, я полагаю, подсказывает эксперимент, который я провел после своего недельного отпуска. Вместо того чтобы постоянно проверять новые сообщения с разнообразных девайсов, определите для электронной почты конкретное время в течение дня – в тот период, когда вы за компьютером. Все оставшееся время свободно от электронных писем.

Гораздо эффективнее отвечать сразу на массу сообщений, находясь за компьютером. Мы действуем быстрее, нужные файлы у нас под рукой, нам легче обратиться к вспомогательным программам вроде электронного календаря. К тому же, усаживаясь с единственной целью обработать почту, мы встречаемся с задачей лицом к лицу. Сосредоточенность и целеустремленность возрастают, мы не тратим время, переключаясь с одного дела на другое.

Я обрабатываю свою почту трижды в день по тридцать минут: один раз утром, один раз днем и один раз перед тем, как выключить компьютер. Я завожу таймер и, когда он прозвенит, закрываю почту. Вне запланированных периодов работы с почтой я не проверяю новые сообщения ни с одного девайса – до тех пор, пока не придет время очередной e-mail-сессии. И я больше не использую телефон для получения писем – кроме тех случаев, когда весь день далеко от компьютера.

Электронная почта – наглядное воплощение принципа, который я называю «действие – бездействие». Когда вы обрабатываете входящие сообщения, погружайтесь в это занятие полностью, отложите все остальные дела. В остальное время держитесь от электронного ящика как можно дальше. Если я чувствую порыв проверить почту – а это происходит часто, – я делаю глубокий вдох и концентрируюсь на той эмоции, которую испытываю. А затем сосредоточиваюсь на текущем занятии, даже если это всего лишь ожидание чего бы то ни было. Я позволяю своему сознанию расслабиться.

И вот что я выяснил: я ничего не упускаю.

Даже наоборот. Я ощущаю эффект присутствия в течение всего дня. Я сфокусирован на том, что происходит вокруг меня в любую минуту, – ни на что не отвлекаясь. Я слушаю внимательнее, замечаю еле уловимые реакции окружающих, которые иначе пропустил бы, и, пока мой ум свободно блуждает, у меня появляется больше новых идей. Я стал более продуктивным, чутким, творческим и счастливым.

Кроме того, я разбираюсь со своими входящими сообщениями быстрее, но сосредоточеннее, чем раньше. Я не допускаю промахов, характерных для спешки: не ставлю в копию ошибочные адреса, не отправляю письма прежде, чем успею их закончить, не допускаю в своих сообщениях каких-то неприятных для получателя фраз. Словом, я стал еще и эффективнее.

Но как быть, если кому-то требуется срочный ответ? Подобное беспокойство – явный пример попыток ложного рационализаторства, которое лишь усиливает нашу зависимость. Мой новый способ обработки электронной почты еще никого не привел в ярость. Я подозреваю, что никто даже не заметил моих мини-каникул, потому что отвечать на электронное письмо в течение нескольких часов совершенно нормально. А в редких случаях, когда людям требуется ответ в ближайшие минуты, они найдут меня другими способами: написав SMS или позвонив.

Электронная почта перестала быть для меня тяжким бременем. Я трачу на нее полтора часа в день, и этого времени мне как раз хватает. Вам может понадобиться больше или меньше времени – экспериментируйте, а затем внесите в свое расписание подходящие для этого временные отрезки.

Самое трудное – устоять перед желанием проверять почту в незапланированные для этого часы. Мой совет: если вас тянет проверить почту, проверьте лучше, что вы чувствуете. Что происходит в вашем сознании? Какие эмоции вы испытываете? Сделайте глубокий вдох и расслабьтесь, наслаждаясь моментом, когда вас ничто не отвлекает.

Посреди суматошного рабочего дня на какую-то минуту вы вдруг почувствуете себя как на каникулах.

Чтобы увеличить свою продуктивность, просматривайте почту лишь несколько раз в день. Как только возникает порыв проверить входящие сообщения, сделайте глубокий вдох и проверьте свои эмоции.

Поделитесь на страничке

Следующая глава

Ссылка на основную публикацию