Как создать папки в Gmail для сортировки сообщений

Все мы рано или поздно оказываемся в ситуации, когда количество писем и состояние вашей электронной почты начинает нагонять тоску и депрессию. Чтобы навести порядок в онлайн-хранилище переписки и достичь заветных «Inbox Zero», воспользуйтесь советами из нашей подборки.

Найти дзен в папке «Входящие»

Gmail позволяет настроить стиль папки входящей корреспонденции: «По умолчанию», отображать «Сначала важные», «Сначала непрочитанные, «Сначала помеченные» и тип «Приоритетные», сортирующий письма в зависимости от их важности.

Если вы хотите действительно контролировать свою электронную почту, типы «По умолчанию» и Приоритетные» будут самыми полезными: один классифицирует, другой выставляет приоритеты. Вы можете менять вид почтового ящика до тех пор, пока не найдёте подходящий именно вам вариант. Откройте меню Настройки и нажмите на вкладку входящих писем, под которой откроется меню для выбора типа этой папки.

Минуя «Входящие»

Нет никакой необходимости вручную сортировать сообщения для их последующего архивирования. Если вы хотите, чтобы некоторые письма (например, относящиеся к рабочему проекту, счета и т.д.) сортировались автоматически — создайте фильтр, который будет обходить папку «Входящие».

Для этого откройте меню Настройки, нажмите на Фильтры и заблокированные адреса, создайте новый фильтр и введите необходимые параметры, например, все письма со словом «заработок» в теме. После этого вам следует указать, чтобы все будущие отфильтрованные сообщения направлялись сразу в архив, минуя папку входящих писем. Можно настроить так, чтобы отфильтрованные послания автоматически отмечались, как прочитанные.

Ключевые слова

Архивная система Gmail способствует тому, чтобы пользователи никогда и ничего не удаляли. Возможно, в этом есть рациональное зерно, но из-за такого положения дел поиск определённого письма заставляет пробираться сквозь кипы электронных отходов даже в том случае, если они идеально организованы и имеют цветовую маркировку.

Автоматическая поисковая опция Gmail вполне приемлема, но намного лучше взять настройки поиска в свои руки. Если у вас есть письмо и вы полагаете, что оно может пригодиться в будущем, перешлите его себе, добавив несколько уникальных, запоминающихся ключевых слов или предложений. Теперь вместо поиска по параметрам даты вы можете просто ввести ключевые слова/предложения и искомое письмо появится перед вами.

Искать как профи

Если вам нужно найти какое-либо письмо, не имеющее полезных ключевых слов, придётся обратиться за помощью к поисковой системе Gmail. В этом разделе вы найдёте информацию о дополнительных операторах поиска, которые помогут отыскать нужный текст в океане из 20 тыс + старых писем.

  • Исключите письма с определёнными ярлыками через фукнцию label: [название лейбла]. Это особенно полезно, когда вы хотите отключить логи чатов. Просто введите label:chats в поле поиска. Также вы можете искать сообщения с определёнными лейблами через +label: [название лейбла]. Операторы + и – также работают с другими поисковыми настройками.
  • Отыскивайте письма, отправленные и полученные в определённый период с помощью операторов before:[дд/мм/гггг] и after:[дд/мм/гггг].
  • Ищите прикреплённый файл по его названию или типу с помощью оператора filename:[тип файла]. Например, если нужно письмо с вложенными файлами PDF, введите в типе filename:pdf.
  • Обыкновенный поиск не включает сообщения из Корзины или Спама — используйте in:trash или in:spam соответственно. Чтобы поиск проверил абсолютно все папки почты используйте команду in:anywhere.

Выделение цветом

Ярлыки полезны для сортировки и классификации ваших писем в Gmail. Но иногда их действительно сложно прочесть, особенно если перед вами находится бесцветная стена писем. Вы можете сделать письма визуально организованными, используя маркировку цветными ярлыками.

Передвиньте мышку к левой колонке и наведите курсор на ярлык, которому хотите присвоить цвет. Нажмите на направленную вниз стрелку, и перед вами появится меню опций. Наведите курсор на Цвет ярлыка и выберите понравившийся вариант, тем самым задав его для определённого ярлыка. Можно добавлять свои собственные варианты цветов.

Удаление старых вложений

Пользователи Google получают 15ГБ бесплатного места для Gmail, Google Drive и Google+. Если вы обнаружили, что лимит исчерпан – удаление старых писем с большими вложениями станет самым верным решением.

Найти подобные сообщения можно следующим образом: перейдите в поле поиска и нажмите на направленную вниз стрелку, чтобы выполнить расширенный поиск. Пометьте пункт Есть прикреплённые файлы и нажмите на Поиск. Или введите has:attachment в поле поиска. Чтобы найти письма, превышающие определённый размер, независимо от статуса вложения, введите следующие параметры размера расширенного поиска: рядом с размером выберите «больше чем» и введите цифру в байтах, килобайтах или мегабайтах, после задайте поиск.

«Умные» ярлыки

Вы также можете организовать письма, создав дополнительные вложенные ярлыки. Используя их,  можно классифицировать письма ещё более точно. Например, вместо того, чтобы помечать сообщение простым «Работа», создайте ветку «Работа>Важные проекты».

Выберите письмо и нажмите на кнопку «Ярлык», создайте новый ярлык и введите его название. Затем поставьте галочку напротив «Разместить ярлык под» и выберите родительский элемент из раскрывающегося меню.

Добавление Области просмотра

Добавление опции предварительного просмотра в папке входящих писем поможет сортировать их намного быстрее, без необходимости открывать каждое отдельно.

Откройте меню Настройки и зайдите во вкладку «Лаборатория», которая уже достаточно продолжительное время находится в бета-версии и предлагает множество пока ещё экспериментальных функций. Найдите пункт «Область просмотра» и включите его. После того, как вы сохраните новые настройки, рядом со значком шестерёнки появится кнопка «Показать несколько папок». Нажимайте на нее, когда захотите включить или отключить Область просмотра, а также поменять её параметры.

Чат с правой стороны. Done

Чат справа – ещё одна экспериментальная функция Gmail и отличная возможность разгрузить левую часть экрана. Зайдите в «Лабораторию», найдите функцию «Чат с правой стороны», активируйте её и сохраните изменения. После этого чат переместится в правую часть экрана, освободив левую колонку.

Настройки отображения ярлыков

Чтобы изменить параметры просмотра для отдельных ярлыков зайдите во вкладку Ярлыки в настройках. Там указан список: Системные ярлыки, Категории, Круги и другие, созданные вами. Можно выбрать следующие варианты: показывать или не показывать ярлыки, отображать, только если есть непрочитанные сообщения. Выберите настройку для каждого отдельного ярлыка и сохраните изменения. Если вы решили скрыть все ярлыки, то появится новая настройка: «Ещё» в левой колонке.

Используйте псевдонимы электронной почты

Вы получаете дополнительную возможность сортировать письма с использованием псевдонимов электронных адресов. Просто добавьте +any.alias к адресу после имени пользователя, но перед @gmail.com. Вы по-прежнему будете получать письма в свою папку входящих, потому что отправка сообщения на «username+work@gmail.com» аналогична отправке сообщения на «username@gmail.com» или «username+important.work@gmail.com».

Псевдонимы часто используются чтобы отфильтровать нежелательные сообщения (например, «username+junkmail@gmail.com»), но вы также можете использовать их для фильтрации важных писем.

Автоматическая пересылка важных сообщений

Сначала нужно добавить адрес для автоматической переадресации, для чего лучше заручиться согласием получателя. Скорее всего, адреса для переадресации будут принадлежать кому-то из ваших родственников, коллег или вам самим. Выберите вкладку Пересылка и POP/IMAP в настройках, добавьте нужный адрес электронной почты для пересылки и нажмите След. Подтверждение по электронной почте вместе с проверочным кодом будет отправлено на данный адрес. Вы или другой получатель должны перейти по ссылке в подтверждающем письме, после чего начнёт работать автоматическая пересылка.

После настройки переадресации можно создать и фильтры через вкладку фильтров и заблокированных адресов в настройках. Создайте фильтр в соответствии с новыми запросами, на следующем экране настройте пересылку на выбранный для определённых сообщений адрес.

Постичь мастерство «отфильтровывания»

Фильтры становятся по-настоящему действенным в том случае, когда вы используете их креативно. Если вы уже освоили основные фильтры (фильтрация сообщений от определённого отправителя или доменного имени и их последующая отправка в нужную папку), пора познакомиться с другими интересными вариантами.

  • Используйте filename:[тип файла] чтобы создать фильтры для разных типов медиа. Например, filename:jpg | filename:png чтобы отправлять все сообщения с прикреплёнными фотографиями в папку для фото.
  • Фильтруйте сообщения, которые содержат ваш адрес электронной почты в полях «От» и «Кому» и отправляйте их в нужную папку. Теперь вы сразу будете находить свои заметки/напоминания/to-do списки в одном определённом месте.
  • Создайте хештег (например, #неудалятьникогда) и специальный резервный аккаунт Gmail для особо важных писем, которые нельзя пропустить или потерять. Затем установите фильтр, который будет автоматически пересылать письма с данным хештегом на резервный аккаунт.

Источник: CNET

Как создать папки в Gmail для сортировки сообщений

Папки — это простой инструмент организации. Они эффективны, и если вы сможете потратить время на их создание, правильно назвать их и переместить к ним элементы по мере их поступления, вы редко будете терять файлы. Папки являются достаточно распространенным понятием на настольных компьютерах, но электронные письма также сортируются по папкам.

Gmail не является исключением, хотя он не называет свои папки папками. Вместо этого их называют ярлыками, и их действительно легко создавать. Вот как вы можете создавать папки в Gmail.

Папки в Gmail

Откройте Gmail для Интернета и войдите в систему. Справа вверху вы увидите фотографию своего профиля. Под ним есть кнопка с зубчатым колесом. Нажмите его и выберите «Настройки» в меню.

Страница «Настройки» имеет несколько разных вкладок. Перейдите на вкладку «Ярлыки» и найдите кнопку «Создать новый ярлык». Щелкните по нему.

Вы получите окно, в котором вы можете ввести имя метки, то есть папку, которую вы хотите создать, и возможность вложить его под другой меткой. Вложение метки под другой — это, в основном, способ создания подпапки, но поскольку это служба электронной почты, а не рабочий стол, вложение занимает только один уровень. Нажмите «Создать», и метка появится в столбце слева.

Ярлыки — это не просто папки, их можно использовать для автоматической сортировки писем. Они похожи на правила, которые вы можете применять к приходящим электронным письмам, но в отличие от правил, которые есть в приложении Mail в macOS или в клиенте Outlook для настольных компьютеров, они довольно просты.

Gmail называет их фильтрами. Чтобы создать фильтр, вы можете выбрать электронное письмо и нажать кнопку дополнительных параметров вверху для параметра фильтра.

Относительно того, почему папки называются метками, это может быть связано с языком, который все еще работает. Нужно вернуться к тому, как электронные письма или, вернее, обычные письма хранились, когда это было распространено. Поэтому Gmail и не воспринимает их строго как папки и, следовательно, необходимо различать их под другим именем. В любом случае, для почтовых клиентов на настольном компьютере, которые его поддерживают, при подключении электронной почты Gmail эти ярлыки импортируются как папки.

Вы можете вернуться и отредактировать ярлык в любое время, и если у вас слишком много ярлыков, и можно назначить цвет. Все метки отсортированы в алфавитном порядке, поэтому нет никакой возможности переместить папку — метку в верхнюю часть списка, но отсортированный по алфавиту список достаточно прост в использовании.

Как создать папки в Gmail для сортировки сообщений

Главная » Корпоративная почта » Полезные статьи » Как сортировать письма в почте Gmail

Сейчас наша электронная почта подчас представляет собой непонятную смесь спама, важной документации и писем от друзей и знакомых. И каждый раз, когда нужно что-то найти в этом бардаке, мысли путаются и зря тратится кучу времени.

Поэтому лучше всего сортировать присланные вам письма по отправителю или другой категории, чтобы в случае необходимости все можно было найти быстро и без проблем. Конечно, многие решают эту задачу через поиск писем, но каждый раз вбивать одно и то же письмо в строку… гораздо проще один раз создать папку или ярлык, под которым оно будет постоянно находится.

Давайте разберемся с этой проблемой и научимся сортировать письма в Gmail

Создание и настройка ярлыков

В первую очередь что такое ярлыки? Ярлыки – это метки (теги) на письмах, которые объединяют их в группы, упрощая поиск. Создать новый ярлык можно в пару кликов:

Просто выделяйте одно из писем и кликайте на плашечку ярлыков, где есть пункт «Создать». Вы можете также поместить выделенное письмо в уже созданные папки.

Либо создать ярлык можно через специальное меню. В том же списке под пунктом «Создать» есть кнопка «Управление ярлыками»

Нажав на неё, вы перейдете в особое меню. Во-первых там можно настроить какие папки по умолчанию будут отображаться в вашей почте, а какие – нет. Например изначально в вашем левом основном меню нет «Корзины». Её можно добавить туда из меню управления ярлыками.

А в самом низу также есть пункт «Создать ярлык». Там же вы в будущем увидите уже созданные вами ярлыки. Кстати, при создании ярлыка вы можете присвоить ему «родительский элемент» – то есть определить, к какой уже существующей папке он будет относится. К примеру у вас есть ярлык «Работа», а в нем еще несколько – «Петров», «Иванов», «Сидоров».

А теперь перейдем к настройке ярлыков. Прежде всего у каждого из них можно менять цвет, настроить появление ярлыка в левом меню (например, он будет высвечиваться только если будут непрочитанные письма под таким тегом).

Сортировка писем под определенные ярлыки.

Ручная

Но создать ярлык – это далеко не конец. Теперь нужно распределить письма в нужные нам пункты. Ярлык в Gmail – как папка на компьютере, создаете изначально вы его абсолютно пустым и лишь потом помещайте туда письма. В Gmail это делается очень просто: выделяйте письмо, кликайте на уже знакомую вам иконку и ставите галочку напротив нужного вам ярлыка. Таким образом вручную можно отсортировать свой почтовый ящик.

Автоматическая

Но если у вас в ящике 200 писем, часть которых вам вовсе не нужна и даже читать их вы не собирайтесь, то способ ручной обработки может занять несколько часов. Как раз чтобы облегчить вам жизнь в Gmail существует функция фильтров.

Зайти в меню фильтров можно через настройки в правой части экрана – небольшая «шестеренка». После этого в самих настройках нужно перейти на вкладку фильтров

Там необходимо создать новый фильтр, который можно настроить либо на адресата (то есть под фильтр попадают письма к определенному человеку), либо на определенную фразу (в фильтр попадают e-mail со словом «бизнес»).

Потом вы переходите к следующем пункту, где выбирайте что сделать с письмами, подпадающими под эти параметры. Там множество возможностей настройки, но нас интересует пункт «Применить ярлык». Вы сможете либо выбрать уже существующий ярлык, куда будут отправляться эти письма, либо тут же создать новый.

Gmail предоставляет массу возможностей по настройке почтового ящика. Не бойтесь, больше разбирайтесь в различных меню и держите свою почту в идеальном порядке.

Постcкриптум

Обзор составлялся путем исследования как сайта разработчика, так и самого сервиса. Вся информация в этом обзоре взята из открытых источников в интернете. Неявные технические моменты уточнялись у официальной технической поддержки сервиса.

Внимание! Компания AvenueSoft не сотрудничает с представителями сервисов в рекламных целях. Обзоры сервисов составляются нашими специалистами и исключительно в интересах наших посетителей.

Если вы являетесь представителем сервиса и не согласны с какими-либо данными в этом обзоре, то просим все свои замечания и аргументы отправлять на support@avenuesoft.ru.

Отредактировано 23.11.2018

Ставь лайк, если понравилась статья:)

Нравится—>
Ссылка на основную публикацию