MailStore Home – программа для архивации почты и экспорта писем

Сегодня излишне говорить о том, что объем хранимой информации и ее ценность для организации растет с каждым годом. Это действительно так, причем мало просто сохранить, необходимо обеспечить возможность получения необходимой информации из ранее сохраненного архива, причем за кратчайшие сроки и с минимальными затратами. архивирование электронной почты — одна из важнейших корпоративных задач.

2ed75b5212b94a89bed4bf96067d6cca.jpg

<font>Зачем это нужно?</font>

Для большинства организаций электронная почта является самым существенным фактором, из-за которого растет потребность в ресурсах для хранения информации. Если устанавливать для сотрудников ограничения по объему электронного ящика, потребуются дополнительные средства управления электронной почтой, да и пользователи могут обходить этот механизм, сохраняя переписку на локальных системах в файлах PST или NSF. Это может приводить к потерям данных, усложняет задачу резервного копирования. Решения для архивирования электронной почты освобождают пользователей от проблем с переполнением почтовых ящиков, помогают эффективнее использовать имеющиеся емкости СХД и ресурсы хранения данных, а потому способны радикально сократить ресурсы и финансовые затраты, необходимые организации для хранения информации. Независимо от особенностей уже имеющейся системы электронной почты такие продукты предложат интеллектуальные решения, которые помогут эффективно управлять информацией, хранить и находить ее. Архивирование переписки с помощью предназначенных для этой цели продуктов помогает решить проблемы, связанные с ограничениями ресурсов, а также повышает производительность и масштабируемость систем электронной почты. Внедрение решения архивирования даст следующие принципиальные преимущества: Посмотрим, как можно решить проблемы архивирования электронной почты с помощью продукта GFI Archiver. Программное решение Archiver компании GFI Software предназначено для централизованного архивирования всей корпоративной почты и документов. Оно не только решает проблему единственной точки отказа, но и обеспечивает доступ ко всем архивным элементам в режиме реального времени.850f7bf1a52a4a79b3107dfb3ab7ae83.png<font>В Archiver можно быстро восстановить любое письмо, папку, почтовый ящик, целый почтовый сервер и любую версию документа</font> GFI Archiver позволяет компаниям архивировать и управлять электронной почтой, работать с календарем и историей файлов, получая удобный доступ к данным. Сегодня этот продукт представляет собой не просто программу сбора всей почты в хранилище Archive Store, а намного более функциональное решение.c3e4cee41367460e8d7d9bc2ba887b2a.png<font>В разделе конфигурации можно задать серверы, с которых будет собираться электронная почта</font>

<font>Как это работает и что даёт?</font>

Это проще всего объяснить, перечислив, что умеет делать GFI Archiver. А умеет он многое, в том числе:

  • Архивирование всей почты в сети. GFI Archiver собирает всю входящую и исходящую почту, как только она проходит через почтовый сервер Это обеспечивает сохранность даже самых последних писем в случае неполадок с почтовым сервером или при удалении письма пользователем сразу после получения.
  • Сбор всей почты. Чтобы сохранить всю историю переписки, можно добавить в архив всю почту, которая уже находится на компьютерах сотрудников, а также в хранилище почтового сервера.
  • Сжатие почтовых сообщений. Объем данных уменьшается до пяти раз за счет сжатия файлов и дедупликации. Каждое письмо хранится в единственном экземпляре, даже если было отправлено нескольким адресатам. Тексты писем и вложения хранятся отдельно. Сжатие снимает нагрузку хранения писем с почтового сервера и значительно снижает требования к емкости хранения.
  • Постоянный доступ к архиву. Пользователь всегда имеет доступ к архиву своих писем и документов через веб-интерфейс или почтовый клиент, может выполнять моментальный поиск по любому параметру и работать результатами поиска без ожидания распаковки из архива.
  • Доступ из любого почтового клиента. Доступ к архиву возможен не только через веб-интерфейс, но и по протоколу IMAP, то есть сотрудники могут просматривать сохраненные письма через любой привычный почтовый клиент. При этом вся структура папок, возможности поиска и работы с письмами полностью сохраняется.
  • Надежное хранилище. Хранилище на основе MS SQL Server обеспечивает не только необходимую надежность, но и позволяет применять стандартные средства работы с базой для ее дальнейшего архивирования на медленные носители и восстановления с них, резервирования и балансирования нагрузки.
  • Полные копии сообщений. Все письма сохраняются в архиве без изменений, с сохранением заголовков для восстановления в первоначальном виде, а также для возможности использования при расследованиях.
  • Архивирование документов. Кроме почты GFI Archiver позволяет сохранять отдельные файлы и документы с компьютеров пользователей. Можно настроить общие папки для обмена документами между сотрудниками (аналогично Dropbox, Google Drive и Яндекс.диск, но без публикации файлов в интернете), все версии документов будут сохранены автоматически с возможностью восстановить любую из них.
  • Мощная система поиска. Любое письмо и документ можно быстро найти, просмотреть и восстановить по большому количеству параметров: ключевые сова, приложенные файлы, отправитель, получатель, размер, дата, беседа, автор изменений и т. д. При этом результаты поиска отображаются практически моментально. GFI Archiver создает специальный поисковый индекс, аналогично тому, как это делают поисковые системы.
  • Подробный анализ писем. GFI Archiver может анализировать содержимое писем: обнаружить ненормативную лексику, разделить сотрудников на группы общения, подсчитать скорость реакции сотрудника на письмо, пустующие ящики, выявить утечку информации по ключевым словам и шаблонам (номера кредитных карт, документов), то есть реализует функции DLP-системы. Отчеты создаются как по запросу при проведении расследования, так и по расписанию.
  • Общие папки. С помощью File Archiving Assistant, входящим в состав GFI Archiver, можно организовать специальные папки для обмена документами между пользователями, аналогично Dropbox, Яндекс.диск и Google Drive, но в случае GFI Archiver никакие данные не покидают корпоративную сеть.
  • Правила сбора писем. Можно задать сбор писем со всех постовых ящиков или только с определенных, а также указать, как поступать с письмами, помеченными как спам. Например, такие письма могут помещаться в архив, но автоматически удаляться через некоторое время.

c3ebe50a10854a8fbd60d2fb3d3f7565.png<font>Просмотр хранилищ архива</font> Хранилище Archive Store включает в себя базу данных, где хранятся метаданные и заголовки почтовых сообщений, индекс, указывающий место хранения на диске, и сами почтовые данные. Выполняемые GFI Archiver операции можно разделить на три основных этапа: 1. Сбор почты с почтового сервера или клиента Outlook; 2. Её архивирование в хранилище GFI Archive Store; 3. Пользователи могут просматривать архивированную почту через веб-интерфейс, с мобильных устройств или из Outlook.eb8535166183007006a2333cd747d58e.png<font>Доступ с мобильного устройства</font>

<font>Что нужно для работы?</font>

Для установки и запуска GFI Archiver потребуется ОС Windows Server с 2008 по 2012, 32- или 64-разрядная версия. Поддерживаются и серверы под VMware или Hyper-V. Кроме того, GFI Archiver можно установить непосредственно на сервер Exchange, но делать это рекомендуется только в целях тестирования или разработки. Продукт поддерживает Microsoft Exchange 2003, 2007, 2010, 2013; Office 365 (Exchange Online); почтовые серверы IMAP; Kerio Connect и Google Apps for Business. В большинстве случаев для хранения архива используется Microsoft SQL Server (2005 или старше). На самом деле GFI Archiver хранит в SQL только заголовки писем и метаданные, а само содержимое сжимается, шифруется и записывается на диск отдельно. Поддерживается и SQL Express, а для инсталляций не более чем на 25 пользователей в GFI Archiver включена бесплатная база данных Firebird.

<font>Инсталляция и конфигурирование GFI Archiver</font>

Инсталляция GFI Archiver очень проста: специальная утилита помогает пройти процесс по шагам. Нужно лишь решить, требуется ли использовать Active Directory. Далее добавляется имя администратора. Утилита установки проверяет наличие компонентов и инсталлирует необходимые. После завершения инсталляции по кнопке Configure можно начать настройку продукта. В разделе Archive Store Settings можно выбрать тип используемой БД, в Archiving Method – задать метод архивирования. Выбор архивирования вручную позволит пользователям самим решать, какую почту архивировать. Это метод не требует Exchange и подойдет компаниям, применяющим Outlook. Метод All Emails использует журналы Exchange – архивируется вся помещаемая в журналы почта. GFI Archiver может также собирать почту с любого сервера IMAP и задействовать MS Active Directory. А метод Rule-Based Archiving позволяет задать правила архивирования и избирательно сохранять почту в архиве. 1de129cd864f565b01af4fbadb7ac27d.png<font>Выбор метода архивирования</font>cfc5eb7ef37d9d0ac5651c8429a850be.png<font>Настройка политик хранения почты и обработки спама</font> После запуска и ввода логина/пароля открывается вкладка Home. Ее графика и статистика дает представление о параметрах операций GFI Archiver и помогает устранить проблемы, если они возникнут. Например, здесь видно, сколько свободного места на сервере GFI Archiver, сколько всего писем архивировано, сколько используется хранилищ Archive Stores, показана информация о событиях GFI Archiver. Вкладка Archive позволяет просмотреть архивированные элементы всех доступных почтовых ящиков. Можно просмотреть содержимое письма на панели справа, удалить письмо из архива, если это разрешено, а также восстановить письмо из архива в конкретный почтовый ящик или переадресовать его, загрузить элемент календаря и пр. Для поиска в архиве можно использовать Simple Search с дополнительными критериями или Quick Search. Еще более широкие возможности по выбору критериев предлагает средство Advanced Search. Искать почту в архиве можно и со смартфона. Вкладка Configuration служит для настройки конфигурации GFI Archiver, в частности задать, что нужно архивировать (Archive Sources), какой метод использовать (Archiving Method), правила архивирования (Archiving Rules), ограничения для исключения из процесса архивирования (Archive Restrictions) и пр. 46dbde4756d84dcab8fc418613ca8ea0.png<font>Окно настроек Archiver позволяет управлять основными операциями, в том числе задавать методы архивирования, определять роли и права доступа администраторов, хранилища архива, просматривать структуру почтовых ящиков, настраивать правила классификации почты, хранения и работы со спамом, проводить аудит системы</font> Можно загрузить в архив не только текущую, но и предыдущую переписку, которая накопилась еще до установки Archiver. Это делается с помощью Archive Assistant или Import and Export Tool. Для восстановления почты из архива GFI Archiver также предлагает два инструмента -Mailbox Restore и тот же Import and Export Tool.

<font>Отчеты GFI Archiver</font>

GFI Archiver предлагает несколько великолепных видов отчетов. Для этого имеется средство MailInsights, которое создает отчеты по запросу или по расписанию. Отчеты могут помочь выявить различные проблемы, идентифицировать проблемы безопасности, оптимизировать процессы в организации. Вот лишь некоторые примеры таких отчетов. 9dbb5848a9f09ab084fa8ab8cfe09b98.png<font>Отчет по почтовым коммуникациям Communication Flow отслеживает коммуникационные потоки в организации и вне её</font>115bb3adb87dfed905915c7bceb47c28.png<font>Отчёт по использованию веб-почты показывает основных пользователей почтовых систем вроде Gmail, Hotmail или Yahoo</font>6d9344831fb590649e9ddf94b6f93c39.png<font>Мониторинг операций</font>59e6e79901165ab81b0a17db976ea50d.png<font>Отчёт по использованию ресурсов хранения данных позволяет понять, что хранится в архиве в целом и по конкретным пользователям. Его можно использовать при создании политик хранения и правил вывода предупреждений пользователям</font>

<font>Почтовые клиенты</font>

Для доступа пользователей к архиву GFI Archiver поддерживает целый ряд почтовых клиентов, которые с помощью протокола IMAP доставляют архивированные сообщения из Archive Stores. Поддерживаются почтовое приложение для Android и iOS 5, Apple Mail, Outlook 2003 и старше, Outlook 2011 for Mac, Mozilla Thunderbird, Windows Live Mail. А к старым архивам можно обращаться из Outlook через Outlook Connector. Этот плагин синхронизирует GFI Archiver с Outlook и позволяет пользователям видеть архивированные GFI Archiver сообщения. Альтернативный способ доступа к архиву – веб-интерфейс. GFI Archiver можно также подключить к Office 365 с помощью Exchange Web Services.

<font>Выводы</font>

Без сомнения, GFI Archiver – замечательный продукт, содержащий все необходимое большинству организаций, решающих задачу архивирования электронной почты и предлагающий целый ряд дополнительных полезных функций. Не зря он получил столько отраслевых наград и отмечен высоким рейтингом MSExchange.org – 4,7 балла из 5 возможных. Последняя его версия поддерживает Windows 10, Exchange 2016 и Office 2016. Данный обзор ни в коей мере не претендует на полноту и знакомит читателей лишь с некоторыми его возможностями. Более глубокое представление даст trial-версия. Загрузить бесплатную полнофункциональную версию (демо, 30 дней) можно здесь: gfi-software.ru/downloads/gfi-archiver На время использования предоставляется техническая поддержка на русском языке в соответствии с политикой: gfi-software.ru/support/policyПост 1 — GFI LanGuard — виртуальный консультант по безопасности >>Пост 3 — GFI MailEssentials: почта под защитой >>

00.jpg

 Не редко меня спрашивают: — «Как отправить файл по электронной почте?» или наоборот, я прошу кого-нибудь прислать мне тот или иной файл, а человек, которого я прошу, понятия не имеет, как это сделать… Поэтому, я решил написать данное руководство. Для начала, давайте подготовим файл, который мы будем пересылать по почте. Для этого, файл можно переслать в распакованном виде, т.е. как есть, просто прикрепить файл к письму, как вложение, или запакованный в архив… Если наш файл небольшого размера, то его можно отправлять без «Архивирования», т.е. без сжатия…

01.jpg

 Если же файл большого размера, то его лучше запаковать в «Архив», благодаря этому, файл может стать гораздо меньшего размера, что в разы ускорит пересылку. Так-же, нужно сказать, что на сегодняшний день, некоторые почтовые службы, не разрешают пересылать исполняемые файлы и многие файлы библиотек программ. В случае с Windows, исполняемый файл это .EXE — т.е. файл-программа, и .DLL — файл-библиотек (библиотеками могут быть не только dll файлы, но все их я перечислять не буду). Такой подход почтовых служб понятен, это связано с тем, что передавая такие файлы, последние элементарно могут оказаться вирусами, троянами и различной подобной гадостью… Поэтому, почтовые сервера, дабы избежать проблем, во время передачи письма, просто отсекают вложенные файлы, которые они считают подозрительными. Также это относится и к файлам скриптов и файлам содержащим наборы команд, типа .BAT и .CMD… Поэтому, такие файлы, следует упаковать в архив, и не просто упаковать, а упаковать и закрыть паролем! И еще, пару слов про упаковку-архивацию файлов… Файлы картинок, типа .JPG, .PNG, почти не сжимаются при архивации, их можно упаковывать в архив, только в том случае, если Вы хотите передать в письме много файлов, а добавлять всех их по очереди очень «мутарно»… Текстовые файлы, напротив, сжимаются при упаковке в архив очень сильно, бывает что после сжатия, архив имеет примерно 30% от изначального размера файла. В этом случае, лучше конечно упаковывать файлы, т.к. значительно уменьшится размер. Значит, мы выяснили, что упаковывать файлы в архив, т.е. архивировать, следует: — Если мы хотим передать много файлов, после упаковки, нам надо будет добавить всего лишь один файл, а не 20 или 30 например… — Если мы хотим передать текстовые файлы, т.к. при упаковке значительно уменьшается размер, ну и естественно, если этих файлов у нас много, то гораздо легче добавить в письмо один файл… — Если мы хотим передать файл программы, и т.п. — файл(ы) нужно архивировать, чтобы почтовый сервер не отсек их… Также, мы знаем, что картинки типа .JPG, .PNG, следует архивировать, только в том случае, если мы хотим передать несколько файлов, т.к. эти файлы почти не теряют в размере при упаковке… Теперь давайте обо всем по-порядку… Как запаковать в архив файлы:

02.jpg

 Для примера я приготовил несколько текстовых файлов, которые имеют общий размер 3,73 мегабайта. Чтобы упаковать файлы в архив, у нас должен быть установлен архиватор. На сегодня самый распространенный архиватор это WinRar (официальный сайт программы: http://www.rarlab.com/) один минус этой программы, она платная. И программа 7-zip (официальный сайт программы: http://www.7-zip.org/) этот архиватор бесплатный, но менее распространенный. Также, на сегодняшний день, почти все операционные системы поддерживают файлы архивов .ZIP — это значит, если Вы пришлете человеку архив ZIP, то он элементарно сможет его открыть. Теперь давайте добавим файлы в архив. Для этого выделяем нужную группу файлов:  Щелкаем по ним второй (правой) кнопкой мыши и выбираем пункт «Добавить в архив»(в случае, если у Вас установлен какой-нибудь другой архиватор, название пункта меню может отличаться).  У нас откроется окно Добавления файлов в архив:  В котором нам нужно настроить некоторые параметры: 1 — Задать имя файла (для передачи файлов через интернет, имена лучше задавать латинскими буквами, чтобы не возникло проблем с кодировками и т.п.) 2 — Выбрать тип архива (мы об этом уже говорили) 3 — Задать степень сжатия (чем сильнее сжатие, тем меньше будет наш файл архива) 4 — Нажать кнопку ОК для создания архива. Вот диалог программы-архиватора 7-zip: Как видно на рисунке, почти все одинаково, ну да, называется немножко по разному, но в принципе, разобраться то элементарно… После упаковки, у нас появился файл архива, который по размеру всего лишь 31,6 килобайта, из бывших 3,73 мегабайта!  Теперь, как задать архиву пароль:WinRar — Для создания архива защищенного паролем, в окне создания архива, переходим на вкладку «Дополнительно» и нажать кнопку «Установить пароль».  У нас откроется диалог задания пароля: В котором следует заполнить оба поля, т.е. поле для пароля и поле для подтверждения пароля и нажать кнопку ОК.7-zip— Для создания архива защищенного паролем, в окне создания архива, заполняем два поля, естественно пароль и подтверждение пароля: После чего, проводим все сопутствующие настройки, как описывалось выше. Ну собственно все, с упаковкой разобрались, давайте теперь переходить непосредственно к отправке файла по почте…Добавление файла к письму. Сейчас, нам нужно разобраться с некоторыми вещами… Каким способом, мы пользуемся почтой — через какую-нибудь почтовую программу или через веб-интерфейс, т.е. заходя через браузер, на сайт почтового сервера, там вводите свои данные и т.д. (браузер, это программа, которой Вы просматриваете интернет сайты) Если Вы пользуетесь Веб-Интерфейсом, то зайдите в свою почтовую учетную запись… Создайте новое письмо. (я для примера буду показывать, как это делается на серверах google, mail.ru и yandex)И после того, как Вы напишите текст письма, если конечно он нужен, нажмите: Ссылку «Прикрепить файл» — в google Кнопку «Прикрепить файл» — в mail.ru Кнопку «Прикрепить файл» — в yandex После чего, у Вас откроется диалог выбора файлов: В котором нужно: — указать путь к файлу, т.е. перейти к папке в которой у Вас хранятся файлы для пересылки, или в которой Вы создавали архив. Выбрать нужный файл и нажать на кнопку Открыть. После чего, файл будет загружен на почтовый сервер и добавлен к письму: Если Вам потребуется добавить еще какие-нибудь файлы, то повторно нажимаем на кнопку или ссылку «Прикрепить файл», ну и собственно проделываем все, что было описано выше… Собственно вот и все, после создания письма и добавления вложенного файла, нажимаем на кнопку отправить и отправляем письмо… Теперь давайте рассмотрим, как все это проделать через почтовые программы. Для примера я буду говорить о двух, самых распространенных почтовых программах, это The Bat! и Microsoft Outlook. Сначала про Microsoft Outlook. Как и в случае с Веб-Интерфейсом, создаем новое письмо, вписываем адресата, тему, текст письма… Для добавления файла нажимаем кнопку Вложить файл

(в старых версиях эта кнопка находится в другом месте)

После чего у нас появится файл вложения:  Таким же способом, можно добавить еще несколько файлов, если потребуется… Теперь про «The Bat!» Как и во всех предыдущих случаях, создаем новое письмо, вписываем адресата, тему, текст письма… Для добавления файла нажимаем кнопку Прикрепить файл После чего у нас появится файл вложения: Таким же способом, можно добавить еще несколько файлов, если потребуется… Все, для отправки письма, нажимаем кнопку отправить… Пользуясь этим руководством, Вы сможете пересылать файлы, через большинство Почтовых Серверов, используя их Веб-Интерфейс и Большинство Почтовых Программ… Т.к. почти что везде, эти функции очень похожи, почти всегда, одинаково называются и расположены в ожидаемых местах.P.S. Во-многие почтовые программы, в момент создания письма, добавлять вложения можно просто перетаскиванием мышкой файлов в окно редактирования нового письма (как из папки в папку).

архивирование-22.png

Наверное, вы уже заметили, что в Почте на панели управления письмами появилась новая кнопка «В архив»?

в-архив.png

С ее помощью вы можете заархивировать важные для вас письма и хранить их в специально отведенной для этого папке.

Чем полезна архивация писем в почтовом ящике?

Многие пользователи в работе с электронной почтой испытывают трудности при большом количестве писем во «Входящих». Мы постоянно решаем эту проблему, придумывая наиболее удобные способы ее устранения. Так месяц назад мы внедрили автоматическую сортировку рассылок. А сейчас мы представляем новый инструмент – архивацию сообщений.

По статистике во «Входящих»  мы храним большое количество не очень важных писем. Но не всегда есть возможность удалить эти письма, так как в них может содержаться важная информация, например, номер телефона человека или просто переписка, которая понадобится вам в будущем. Такие письма вы можете сохранить в «Архив»  и при необходимости воспользоваться ими через пару-тройку лет.

Также вам не составит труда найти заархивированные письма. Они доступны в поиске по вашему ящику, и вы сможете всегда найти нужное письмо без проблем.

Как перенести письмо в “Архив”?

Чтобы перенести письмо или сразу несколько писем в архив, выделите нужные и нажмите кнопку «В архив». При первом использовании вам будет предложено создать новую папку «Архив» или выбрать папку из ранее созданных.

Снимок-экрана-2015-03-03-в-17.42.16.png

А для любителей управлять почтовым ящиком с клавиатуры мы заготовили небольшой бонус — вы можете архивировать письма горячей клавишей «E».

Если письмо попало в «Архив» по ошибке или вы передумали?

Если вы заархивировали письмо по ошибке или просто решили переместить его обратно во «Входящие». Выберите нужные письма и воспользуйтесь инструментом для переноса письма в другую папку.

переместить.png

А если вы хотите, чтобы письма от конкретных отправителей архивировались автоматически – настройте фильтры.

Надеемся, что новый инструмент значительно облегчит вашу работу с почтовым ящиком. Если у вас есть предложения по улучшению функциональных возможностей наших сервисов – не стесняйтесь, пишите в комментариях! Мы обязательно их рассмотрим 🙂

Ссылка на основную публикацию