Урок #90. Новые папки и сортировка писем



Сортировка и обработка почты mail, yandex, gmail, rambler

Сортировка и обработка почты mail, yandex, gmail, rambler

sortirovka-email.jpgДобрый день! Уважаемые читатели и гости одного из крупнейших IT блогов России Pyatilistnik.org. В прошлый раз мы с вами успешно разобрали ситуацию при которой у вас флешка защищена от записи, очень частая стала ошибка. В сегодняшней публикации я хочу вас научить экономить ваше время и получать максимальное удобство при обработке вашей электронной почты. В сегодняшней публикации я хочу вас научить производить сортировку почты в mail.ru. Уверен, что не у всех, но у многих она есть, среди общего списка электронных ящиков.

Для чего нужна обработка электронной почты

Когда вы начинаете активно использовать свой электронный адрес в интернете, при регистрации на форумах, блогах, социальных сетях, для общения на различных площадках у вас начинается увеличиваться обратный поток в виде входящих писем, не нужно забывать и спам сообщения, которых так же может быть много, хоть и борются с ними почтовые сервисы. Вся эта ситуация требует того, чтобы вы тратили больше времени на поиск нужных писем и ее обработку, выходом из такой ситуации будет настройка правил обработки почты, путем ее фильтрации и раскидыванием по нужным вам папкам. В итоге вы получаете входящую почту отсортированную по определенным критериям, которые вы выдвинули при этом, как следствие у вас в вашем электронном ящике появляется порядок, вы тратите меньше времени на поиск нужных вам писем, короче одни плюсы.

Критерии фильтрации писем в электронной почте

По каким критериям вы можете производить обработку почты:

    • Поле от кого — тут вы можете по куску электронного адреса, домена отправителя или по конкретному отправителю можете задавать правила обработки почты. Возможные варианты, содержит нужное значение, не содержит, совпадает, не совпадает
    • Поле кому — тут так же будет фильтрация по полю кому
    • Поле копия
    • Тема — нужное слово в теме, по которому вы будите перекладывать почту в нужное место
    • Тело письма — это, то что содержится в самом содержании письма (его текст)
    • Заголовок
    • Название вложения
    • Наличие вложения
    • Переадресовано от
    • Переадресовано на
    • Размер

Если у вас более продвинутый почтовый сервер, такой как MS Exchange, то у вас будет больше вариантов по фильтрации в том же Outlook. Давайте приступать от слов к делу.

Обработка электронной почты Яндекс

В России самой популярной почтовой системой является Яндекс почта, тут нет ничего удивительного, это лидер в отечественном сегменте. Давайте научимся создавать правила обработки почты. Открываем почтовый сервис (https://mail.yandex.ru/). Предположим, что я хочу чтобы все письма с домена reddit попадали в соответствующую папку. Для этого переходим к настройкам, найти их можно нажав значок шестеренки на против пункта «Создать метку».

obrabotka-pochty-01.jpg

У вас откроются все настройки почтового ящика. Первым делом я вам советую создать отдельную папку под нужный домен или почту по критериям, у меня это будет сервис reddit. Создаю в папке «Входящие» новую папку, для этого нажимаем соответствующую кнопку.

obrabotka-pochty-02.jpg

Задаем имя новой папки.

obrabotka-pochty-03.jpg

Теперь, когда нам есть куда переносить нашу почту, давайте настроим ее обработку. Для этого выберите пункт «Правила обработки почты«

obrabotka-pochty-04.jpg

Нажимаем кнопку «Создать правило«.

obrabotka-pochty-05.jpg

У вас откроется окно для обработки почты по вашим критериям. Первое, что вы должны задать, это условие «Если«. Тут Яндекс позволяет задать:

  • От кого
  • Кому или копия
  • Кому
  • Копия
  • Тема
  • Тело письма
  • Название вложения
  • Заголовок

obrabotka-pochty-01-1.jpg

Чаще всего вы будите использовать функцию «От кого» и «Тема». Я оставляю пункт «От кого«. Далее вы выбираете, тип совпадений:

  • Совпадает с — это точное совпадение
  • Не совпадает с
  • Содержит — частичное содержание, например часть доменного имени
  • Не содержит

obrabotka-pochty-02-1.jpg Я оставлю пункт «Содержит«. Далее правила обработки почты потребуют ввести значение которое будет сопоставляться с письмами в вашем ящике. Напоминаю, что я хочу получать письма с Reddit в соответствующую папку. Для этого я в нужном поле пишу «reddit«. При желании вы можете добавить еще условие, например, что в теме письма есть слово Active Directory.

obrabotka-pochty-03-1.jpg Далее наша фильтрация писем подразумевает выполнение некоего действия с письмом:

  • Удалить
  • Пометить как прочитанное
  • Положить в папку, это самое востребованное, я выберу тут папку Reddit

obrabotka-pochty-04-1.jpg

  • Поставить отметку, например важное или свою
  • Переслать по адресу
  • Уведомить по адресу, просто придет уведомление. что пришло письмо
  • Ответить следующим текстом, по сути автоответ
  • Не применять остальные правила, если их несколько

Если хотите. чтобы правило отработало к уже имеющемся правилам, то нажмите кнопку «Применить у существующим письмам«, я выберу именно данный пункт. Благодаря таким правилам у вас будет упрощена фильтрация писем и вы сможете легко все для себя находить. Кстати новое правило окажется в самом низу в общем списке, при желании его можно удалить, выключить или отредактировать.

obrabotka-pochty-05-1.jpg

Обратите внимание, что в данном же разделе есть возможность управления входящей почтой Яндекса с помощью чёрного и белого списков. Это более высокая настройка, которая позволяет вам осуществлять обработка почты Яндекс до ваших правил. Так вы можете полностью удалять из получаемых и обрабатываемых писем почтовые адреса явных спамщиков и неугодных вам лиц. Черный список будет иметь наивысший приоритет. Вы даже не узнаете. что с этих ящиков вам писали. Для примера я добавил свой тестовый адрес в данный список. В итоге я письмо отправил, gmail видит, что оно ушло, но на Яндекс почте, о нем ни малейшей информации, сервер его просто удалил.

obrabotka-pochty-06.jpg

Заходим в ранее созданную папку «Reddit» и видим, что письма попадающие под правила обработки почты, были переложены в нее. И все вновь входящие будут туда попадать сразу. Фильтрация писем работает корректно.

obrabotka-pochty-07.jpg

Таким вот простым методом вы можете легко выстраивать структуру папок с нужным содержимым. Переходим к другому сервису.

Обработка электронной почты mail.ru

теперь давайте произведем сортировку входящей почты на mail.ru. В моем примере я буду, это делать для писем от ЦИАН. Как видите у меня от них много писем. Чтобы найти правила обработки входящей почты, вам нужно в левом нижнем углу перейти в настройки.

obrabotka-pochty-08.jpg

У вас откроется окно с общими настройками,

obrabotka-pochty-09.jpg

тут будет пункт «Правила фильтрации«

В правилах фильтрации, добавляем новый фильтр.

Тут все очень похоже, на правила обработки почты Яндекса. Первое что нужно выбрать, это условие:

  • Поле от
  • Поле кому
  • Поле тема
  • Поле копии
  • Поле перенаправлено от
  • Поле Переадресовано для
  • Размер

В моем примере я укажу, что если содержится в поле от кого слово cian, то нужно применять действие. Я хочу, чтобы у меня письма перекладывались в отдельную папку. Раскрываем выпадающий список, если вы до этого не создавал папку, то тут есть для этого отдельная кнопка.

В новом окне вы задаете имя папки, у меня это cian. Указываете уровень вложения папки, я выбрал, что она будет частью папки входящие. При желании вы можете для доступа к ней поставить пароль.

Далее вы указываете дополнительные действия обработки почты:

    • Пометить прочитанным
  • Пометить флажком
  • Удалить навсегда
  • Переслать копию сообщения на адрес
  • Отвечать автоматически
  • Применить другие фильтры
  • Применить к письмам в папках, я обязательно ставлю эту галку, чтобы перебрать уже полученные письма. Нажимаем сохранить.

Все правило обработки почты в mail.ru создано. Оно появится в самом верху, вы его можете выключить, запустить в ручную, изменить настройки.

В итоге в нашей новой папке вы можете наблюдать перенесенные письма по ранее заданным критериям, все прекрасно работает.

Июн 19, 2019 09:00

Если вы получаете много писем от разных отправителей, например, по рабочим вопросам, из соцсетей или от друзей, Яндекс.Почта поможет раскладывать их по папкам. Чтобы настроить автоматическую сортировку писем:

  1. Нажмите значок в правом верхнем углу.
  2. Выберите Правила обработки писем.
  3. Нажмите кнопку Создать правило.
  4. В блоке Применять выберите из списков, к какому типу писем вы хотите применять правило:
  5. В блоке Если задайте условия для обработки:

    «,»hasTopCallout»:true,»hasBottomCallout»:true,»areas»:[{«href»:»filter-glossary.html#filter-glossary__terms-attributes»,»shape»:»circle»,»direction»:[«top»,»left»],»alt»:»Введите значение выбранного параметра»,»justMapLink»:false,»coords»:[414,15,8],»isNumeric»:false,»hasTopCallout»:true,»hasBottomCallout»:false},{«href»:»filter-glossary.html#filter-glossary__terms-features»,»shape»:»circle»,»direction»:[«bottom»,»right»],»alt»:»Насколько строго должно соблюдаться условие»,»justMapLink»:false,»coords»:[96,38,6],»isNumeric»:false,»hasTopCallout»:false,»hasBottomCallout»:true},{«href»:»filter-glossary.html#filter-glossary__terms-attributes»,»shape»:»circle»,»direction»:[«top»,»right»],»alt»:»Выберите параметр»,»justMapLink»:false,»coords»:[14,17,6],»isNumeric»:false,»hasTopCallout»:true,»hasBottomCallout»:false}]}}»>

    Подробнее о том, как правильно составить условие, см. в специальной статье.

  6. Для одного правила можно задать несколько условий, которые могут выполняться одновременно или по отдельности:

    1. В блоке Если нажмите кнопку Добавить условие.
    2. Уточните, должны ли указанные условия выполняться одновременно:
  7. Чтобы письма автоматически попадали в нужные папки, включите опцию Положить в папку, а затем выберите папку из списка справа. Если вы хотите, чтобы на письма автоматически ставилась заданная метка, включите опцию Поставить метку, а затем выберите метку из списка справа.

    Если не включено ни одно из правил или не выполняется ни одно из условий, сообщения попадают в папку Входящие.

    Совет. Простые правила сортировки можно создавать в меню Настройка  → Папки и метки. Выберите нужную папку или метку и нажмите кнопку Создать правило. Задайте условия для сортировки писем, а затем повторно нажмите кнопку Создать правило.

Автосортировка не работает

Возможно, это происходит по следующим причинам:

Не указаны персональные данные в Яндекс.Паспорте

Укажите в Яндекс.Паспорте достоверные персональные данные и привяжите к аккаунту номер телефона. Возможно, наша система безопасности сочла ваш аккаунт подозрительным и заблокировала ящик. Чаще всего это происходит из-за того, что к ящику не привязан номер телефона или в Паспорте указаны вымышленные имя и фамилия. На снятие блокировки обычно уходит пара часов.

Прошло мало времени после настройки правила

После того как вы настроили правило автоматической обработки писем, подождите несколько минут — правило может заработать не сразу.

Некорректно указаны условия правила

Проверьте свойства и параметры условия.

В списке правил есть более приоритетные правила

Если в списке выше есть правила с такими же условиями или в одном из правил выше стоит опция Не применять остальные правила, то это может повлиять на выполнение правила. Подробнее см. в разделе Порядок выполнения правил.

Письма собраны сборщиком не во Входящие

Если письмо попало в ящик из другого вашего ящика, то есть настроен сбор писем, и лежит не в папке Входящие, на него не будет действовать правило.

Если спустя несколько минут правило так и не заработало и изменение настроек не помогает, напишите, пожалуйста, в службу поддержки Яндекс.Почты через форму внизу страницы.

Письма сами удаляются или раскладываются по папкам

Убедитесь, что в правилах обработки писем нет правил, настроенных на удаление входящих писем или перемещение в другие папки. Если они есть, попробуйте на время их отключить и проверить, будут ли письма приходить в папку Входящие.

Если такое правило есть и вы помните, что вы его не создавали, то, скорее всего, правило создалось автоматически. Это происходит, если переместить письмо в другую папку и после этого на сообщение «Перемещать такие письма в папку?» ответить «Да».

1509780000192647510.jpg

До недавнего времени я работал в ФГУП «Почта России» оператором по обработке корреспонденции (раньше эта должность называлась сортировщик). Обязанности наши состоят из приема и обработки писем, посылок, мелких пакетов из Китая. Штат ОПС состоит из начальника, его заместителя, операторов, которые работают на кассе, сортировщиков, почтальонов и работников по доставке пенсии — по местному сленгу «деньгоноши». Я подробно остановлюсь на работе сортировщика, буду называть его по старинке, так удобнее понять читателю. Рабочий день начинается в 8:00. В некоторых отделениях, где почты мало, позже. Сначала мы начинаем делать возврат заказных писем, подготовленных с прошлого дня. Это письма, у которых истек срок хранения — он бывает от 7 до 30 дней в зависимости от типа письма. Все это проводится через компьютер: при помощи сканера считывается трэк-номер отправления, его еще называют ШПИ. На конверт ставится ярлычок, на нем пишется индекс того, кто отправил это письмо, и причина возврата (истечение срока, отказ от получения и т. п.). После этого письма упаковываются в ящики и наклеивается ярлык. Примерно с 10 часов утра начинается развоз почты по отделениям. Отправления прибывают из Сортировочного центра, который находится на ж/д вокзале. Приезжают специальные автомобили, и начинается прием отправлений. Это заказные и простые письма, посылки и бандероли, а также газеты, которые выписывают люди, проживающие в зоне обслуживания. Почтовые грузы по специальному конвейеру попадают в отделение и делятся на типы. В некоторых отделениях этого нет, и тяжелые ящики вынуждены таскать на себе все работники отделения связи. Все пересчитывается и передается акт водителю о том, что все получено в целости и сохранности и не утеряно. Далее начинается сортировка отправлений. Письма и газеты раскладываются по доставочным участкам. На письмах ставится штамп с датой и временем прибытия. Простая корреспонденция (письма без трэк-номера, газеты и открытки) сразу после сортировки отдаются почтальонам. Заказную корреспонденцию придется обрабатывать на компьютере. В крупных отделениях, где много корреспонденции, одновременно работают несколько операторов-сортировщиков, которые делят между собой корреспонденцию. В маленьких отделениях это выполняет оператор, который сидит на кассе, из-за чего приходится закрывать одну кассу, а со стороны всем кажется, что оператор просто ничего не делает. Начинаются возмущения. Тут людям надо понять, что оператор не бездельничает — обрабатывает отправления. Причина в том, что руководство «Почты России» сократило ставку сортировщика в маленьких отделениях. Помимо «почтальонских участков», есть еще госорганы и юрлица, для которых выделяются отдельные ячейки. Это всевозможные суды, прокуратура, полиция, «письма счастья», другие органы власти, адвокаты, ООО, АО и т.д., если, конечно, они есть на территории обслуживания. Такие письма, а их может быть до 300 штук на одну организацию, забираются либо в ОПС представителем организации по доверенности, либо доставляются водителем-курьером «Почты России» по адресу организации. Например, все суды получают почту через курьера-водителя. После сортировки предстоит обработка заказной корреспонденции на компьютере, делается это при помощи сканирования штрих-кода (ШПИ). Далее вносится информация в базу: кто получатель, какой адрес, вес письма, тип. После этого печатаются извещения для физлиц либо накладные, где много писем для юрлиц. Работу эту надо выполнять очень быстро, так как почтальоны не могут долго ждать, им надо идти разносить письма и успеть до вечера. Кроме этого, ближе к полудню приезжают те самые курьеры, которые развозят почту в организации. Необходимо, чтобы все это было готово к приезду водителя. Опять же в те же суды письма иногда увозятся мешками. Иначе за нарушение графика доставки ему полагается штраф, от которого маленькая зарплата уменьшается еще намного. Помимо этого, кое где приходится выдавать письма получателям, то есть помогать операторам, и все это надо делать вместе со своей работой. Отвлекаясь на выдачу, теряешь много времени. После того, как вся срочная корреспонденция обработана, можно пойти и пообедать законные 30 минут. Далее идет обработка писем, посылок, которые организации и физлица заберут только на следующий день, и тут уже никто не подгоняет. Конечно, есть определенное время, до которого нужно обработать почту, это примерно 17:00, иначе тоже следует наказание. После того как вся корреспонденция обработана, нужно отправить файл со статистикой в информационный пункт, который сверит количество отправлений прибывших и обработанных по факту. Если есть расхождение, письмо придется искать. За потерю письма тоже полагается штраф от 500 рублей, особенно за судебные письма — за них штраф выносит ФССП. Поэтому заказная корреспонденция теряется редко. Чаще всего пропадает простая, так как она нигде не отслеживается. Если все хорошо, а обычно так и бывает, то можно приступать к возврату невостребованных писем, о которых я писал в начале. Также еще необходимо поставить календарный штемпель (КПШ) на уведомления о вручении писем, и рассортировать их по разделам: город, край, Россия, международное направление. Также необходимо зарегистрировать все мелкие пакеты в системе. Распечатать на них извещение. А на простые мелкие пакеты ПМП направить СМС о доставке. На этом рабочий окончен, это почти всегда 6 часов вечера. В последнее время произошла замена ПО для работы на компьютерах — новая программа под названием ЕАС — из-за чего увеличилось время обработки. Теперь одно отправление надо просканировать четыре раза вместо одного. Начались массовые увольнения работников, потому что из-за «зависаний» ПО приходилось сидеть до 10 вечера. Естественно сложилась острая нехватка кадров, люди увольнялись отделениями. Пришлось брать подменных работников с других ОПС. Отделения вынуждены были перейти на 4-часовой режим работы с клиентами. Это не значит, что работники работали всего по 4 часа, это время на работу с клиентами. А остальное время уходило на обработку. С осени ситуация маленько стабилизировалась. В январе обещают повысить зарплату на 200 рублей. Сейчас она составляет примерно 8 000 рублей. С премией можно дотянуть до 10 000 рублей. Выходной всего один, но и его могут забрать, отправив в другое отделение помогать. В принципе все. Надеюсь, что вам было интересно. В заключение хочу сказать, что в каждом отделении есть свои отличия — это и время работы, и иногда порядок, и количество выходных, поэтому если кто-то скажет, что у нас в отделении по-другому, может быть и такое. Но в общем — работа в отделениях одинакова. В будущем напишу о работе почтальона — эта профессия заслуживает отдельной статьи. Фото: иллюстративное фото из интернетаИсточник: http://vk.com/club38551279

2
Ссылка на основную публикацию