Как отправить слайд PowerPoint по электронной почте? — Вокруг-Дом — 2019

PowerPoint 2013 предлагает множество способов поделиться своими презентациями. Вы можете публиковать свои файлы в социальных сетях или создавать общие ссылки, которые дают другим возможность просматривать или редактировать ваши файлы. Вы также можете прикрепить файл PowerPoint к электронному письму непосредственно в приложении.

Используйте ссылки для обмена, если у вас есть большой файл PowerPoint для отправки. Кредит: Изображение предоставлено Microsoft.

Вложения электронной почты PowerPoint

Удалите все слайды, которыми вы не хотите делиться. Кредит: Изображение предоставлено Microsoft.

Запустите PowerPoint и откройте презентацию, которой вы хотите поделиться. Сделайте любые необходимые изменения. Например, если вы хотите поделиться только одним или двумя слайдами, щелкните правой кнопкой мыши те из них, которые вам не нужны, щелкните правой кнопкой мыши один из них и выберите «Удалить слайды». Сохраните измененную презентацию как новый файл, щелкнув меню «Файл» и выбрав «Сохранить как». Когда вы отправляете файл как вложение, не имеет значения, где вы сохраните его — на компьютере или в папке OneDrive.

Выберите пункт «Отправить как вложение». Изображение предоставлено Microsoft.

Нажмите меню «Файл», выберите «Поделиться», а затем «Электронная почта». Чтобы отправить файл другим в качестве вложения электронной почты, нажмите «Отправить как вложение». Откроется приложение электронной почты по умолчанию, например Outlook, с файлом, уже включенным в качестве вложения.

Поделиться презентацией в виде файла PDF или XPS attachment.credit: Изображение предоставлено Microsoft.

Выберите параметры PDF или XPS, если у ваших получателей нет PowerPoint. Для файлов PDF требуется программа для чтения PDF, а файлы XPS можно просматривать в любом веб-браузере. Оба этих формата файлов сохраняют макет презентации, но их нелегко редактировать. Ваше почтовое приложение откроется с файлом, уже созданным и прикрепленным к новому сообщению.

PowerPoint открывает сообщение электронной почты с приложенным файлом. Кредит: Изображение предоставлено Microsoft.

Введите имя получателя, строку темы и добавьте любое сообщение, которое вы хотите включить, так же, как и любое сообщение электронной почты. Обратите внимание, что размер файла указан рядом с именем вложения. Нажмите кнопку «Отправить».

PowerPoint Поделиться ссылками

Параметр Пригласить людей нельзя использовать до тех пор, пока вы не сохраните файл online.credit: Изображение предоставлено Microsoft.

Нажмите меню «Файл» и выберите «Поделиться», так же, как вы бы отправили презентацию в виде вложения электронной почты. Выберите «Пригласить людей». Если ваш файл еще не сохранен в папке OneDrive, щелкните значок «Сохранить в облаке», который отображается. В качестве альтернативы вы также можете выбрать «Электронная почта», а затем нажать «Отправить ссылку», чтобы поделиться ссылкой на файл OneDrive.

Введите адрес электронной почты и сообщение. Кредит: Изображение предоставлено Microsoft.

Введите адрес электронной почты или имя кого-либо в вашем списке контактов Outlook. Вы можете отправить ссылку столько людей, сколько пожелаете. Введите сообщение, чтобы перейти со ссылкой во втором, более крупном текстовом поле.

Выберите «Can Edit» или «Can View» перед отправкой файла. Кредит: Изображение любезно предоставлено Microsoft.

Щелкните меню «Can Edit» справа и выберите «Can View», если вы хотите запретить человеку изменять ваш файл. Вы также можете указать, что человек должен войти в свою учетную запись Microsoft, прежде чем он сможет открыть файл. Нажмите кнопку «Поделиться». Ссылка на ваш файл отправляется всем, кого вы указали.

21Окт2011

В разделе PowerPoint, Советы

За 3 шага до отправки презентации

В Инструментах выбираем Опции сохранения (Save options). Откроется нужный диалог настроек файла.

Ставим галочку на опции Внедрить шрифты и выбираем – либо только те буквы, которые есть в презентации (тогда презентация будет занимать меньше места), или шрифт полностью (это удобнее, если адресаты будут редактировать шрифт).

2. Иногда в презентациях вы используете кусочки картинок, обрезав все лишнее. Например, сделали снимок экрана полностью, а в PowerPoint оставили отображаться маленький кусочек с нужным окном.

Вы всегда можете отображать его большую или меньшую часть, но это же значит, что когда вы отсылаете презентацию без изменений, адресат может увидеть весь скриншот. Не всегда на таком снимке только полезные детали.

Поэтому, а также для уменьшения размера презентаций, сжимайте картинки.

Для этого удобнее всего вернуться в то же меню Сохранить как, инструменты, и нажать в Инструментах опцию Сжать картинки. Откроется вот такое окно:

Все нужные галочки уже проставлены, для дополнительного уменьшения объема презентации, можно уменьшить разрешение картинок до 150ppi – это вторая опция сверху.

3. В документе автоматически сохраняется довольно много информации об авторе. Вы также можете легко забыть просмотреть и удалить ненужные примечания, и в итоге попасть в неловкую ситуацию.

Поэтому мы идем в меню Файл, и нажимаем на Проверку документа.

Вы увидите окошко, в котором можно выбрать информацию для удаления – комментарии, аннотации, скрытые элементы, заметки.

В моем случае оказалось, что я оставила нетронутыми свойства документа.

Нажимаю на кнопку и удаляю информацию об авторе.

Презентация готова!

Метки:Microsoft, Power Point 2010, PowerPoint, PowerPoint, Советы

Microsoft, Power Point 2010, PowerPoint

Какие бывают типы презентаций и почему важно в них разбираться

Презентации делают для того, чтобы достигать целей. Менеджер, который сделал отчётную презентацию, хочет, чтобы его руководитель отметил, как много труда было вложено, и дал повышение или прибавку к зарплате. Стартаперы показывают презентацию инвестору, от которого хотят получить финансирование для проекта. Агенты выступают с презентацией для клиента, с которым очень хотят работать.

Чаще всего презентации превращаются в наборы слайдов из PowerPoint, которые только мешают их автору получить желаемое. Что делать, чтобы добиваться результатов с помощью презентаций? Первое — это понять, что есть два принципиально разных типа презентаций:

1. Презентации для чтения

Слайд из презентации для отправки по почте от студии Метаформа

Без спикера и для узкой аудитории — вы рассылаете предложение со своими услугами и продуктами потенциальным клиентам или отправляете презентацию для самостоятельного изучения после звонка.

Без спикера и для широкой аудитории — это презентации для размещения на вашем сайте или сайте-агрегаторе вроде Slideshare. Это может быть рассказ о ваших кейсах или презентация о компании. В презентации без спикера слайды должны говорить сами за себя. Но это не значит, что можно перегружать слайды текстом.

2. Презентации для выступления

Слайд из презентации для выступления — сделано в Метаформе

Перед небольшой аудиторией. Совещания и обсуждения в переговорке — родная стихия для этих презентаций.

Перед широкой аудиторией. Берите уровнем выше — это выступления на большой конференции или внутреннем событии компании.

Какие бывают типы презентаций и почему важно в них разбираться

Попытка сэкономить время и сделать «универсальную» презентацию для обоих случаев — это тот самый момент, когда что-то пошло не так.

Если выступать с презентацией для чтения, то вместо того, чтобы слушать вас, зрители будут читать слайды. А слайды получаются перегруженными контентом, потому что идеальная презентация для чтения должна быть самодостаточной и восприниматься без комментариев спикера — как рассказ, который вы читаете в книге.

Когда спикер выходит на сцену с презентацией для чтения и пытается объяснить содержание слайдов, он становится лишним звеном в коммуникации. Зрители читают слайды быстрее, чем спикер говорит. Вместо того, чтобы заинтересовать людей, он начинает их раздражать, потому что зря тратит чужое время.

Если отправить по email презентацию для выступления, то открывающий письмо человек получит мало контента и много разочарования. Презентации для выступления не живут без сопровождения спикера — вспомните презентации Apple или Samsung, где много слайдов с картинками без пояснений или по одному-два слова на слайд.

«Что это за цифра и почему она так важна, чтобы делать её огромной и ставить в центр слайда?» — спросил бы тот, кто получил письмо с презентацией для выступления вице-президента Apple Лоры Легрос.

Делать гибрид из двух разных типов презентаций — это ошибка. Получится монстр Франкенштейна, который не выполнит ни одну из задач, даже если через него пропустить ток.

Как сделать презентации правильно: алгоритм для каждого типа

1. Определите цель. Информирование не может быть целью презентации. Донести свою идею и сделать так, чтобы ваши слушатели пережили изменения или начали действовать — вот настоящая цель.

2. Определите, как вы будете доносить идею. Это презентация для чтения или для выступления?3. Сделайте простой прототип вашей презентации. Презентация для чтения — это книга или комикс, в которой каждый следующий слайд должен быть связан с предыдущим. Для прототипа используйте стикеры — их удобно менять местами и переклеивать. Перегрузить текстом или сложными схемами их не получится. На каждый стикер должна поместиться одна ключевая мысль.

Презентация для выступления — это устный жанр, поэтому её прототип начинается не с написания текста для слайдов. Расскажите всё, что вы хотите донести до слушателей, тому человеку, с которым будете репетировать выступление. Запишите важные мысли для структуры своей речи после беседы.

Презентация для выступления должна только усиливать ваши слова, а не дублировать их. Важным цифрам, которые помогают быстро считывать смысл — да, заголовкам в три строки — нет. Хорошо работают короткие тезисы или выводы. Выпустите на волю вашего внутреннего минималиста!

На слайдах Стива Джобса даже схемы считываются за 5 секунд. Презентация iPhone, 2007 год

4. Оформите слайды. Перенесите вашу историю на слайды и продолжайте пользоваться волшебной формулой «один слайд — одна мысль».

Научитесь смотреть на презентации со спикером и без как на отдельные виды — и старайтесь использовать их по назначению.

Думайте о коммуникации, а не о слайдах.

Двухдневный интенсив «Метаформа презентаций» школы коммуникаций MACS, который состоится в Санкт-Петербурге. Интенсив поможет построить процесс подготовки презентации, чтобы добиться результата, который вам нужен.

Будет много работы над реальными кейсами, разбор ошибок на практике и время для личных консультаций с основателем студии Метаформа Сергеем Слуцким.

Ждём вас на интенсиве 13 и 14 июля в Санкт-Петербурге.