Можно ли передавать персональные данные по электронной почте?

10 правил работы с персональными данными. Как избежать штрафа за контактную форму на сайте

Правила безопасности при работе с персональными данными

В феврале 2017 года внесены поправки в статью 13.11 КоАП по поводу нарушений закона о персональных данных, которые вступят в силу 1 июля. Нововведения коснутся всех, кто получает, собирает, обрабатывает или хранит персональные данные.

Штрафы увеличены в десятки раз и разделены по видам нарушений. Так, если на сайте не размещена политика конфиденциальности, то штраф для ИП составит 10 тысяч рублей, а для компании — 30 тысяч. До 75 тысяч рублей составит штраф для юрлица, если посредством сайта обрабатываются персональные данные клиента интернет-магазина или подписчика на информационный ресурс без его согласия (директор компании или ИП должен будет заплатить до 20 тысяч). И т.д. Если будет зафиксировано несколько нарушений, штрафов будет тоже несколько.

Что делать? Срочно привести сайты в порядок! Проверки уже начались

Сейчас протоколы о нарушениях имеет право выписывать только прокуратура, и размер штрафа вне зависимости от вида нарушения составляет для юрлица 10 тысяч рублей, а для ИП или директора — 1000 рублей. С 1 июля уже в соответствии с более высокими ставками и, по всей видимости более рьяно, выписывать протоколы будет Роскомнадзор.

Как
узнать
,
являетесь ли
вы

тем самым оператором
персональных
данных
?

Персональные данные согласно Федеральному закону «О персональных данных» — это любые данные о человеке, по которым его можно идентифицировать. При этом в законе не содержится перечня типов таких данных, поэтому приходится исходить из общей логики закона и практики, и «дуть на воду». К примеру, по имени пользователя или логину нельзя понять, что это за человек, то по имени и телефону или ФИО и электронной почте уже можно некоторым образом идентифицировать человека, а значит получение подобного сочетания уже может определяться как сбор и хранение персональных данных.

Итак, скорее всего, вы уже являетесь оператором персональных данных, если каким-то образом получаете от людей, к примеру, следующую информацию (в любом сочетании): фамилию, имя, отчество, какой-либо физический адрес, электронную почту, номер телефона, дату или место рождения, фото, ссылку на персональный сайт или соцсети, профессию, образование, уровень доходов, семейное положение и т.д..

На практике это означает, что все владельцы сайтов, которые содержат личные кабинеты, формы обратной связи, подписки или регистрации, анкеты и т.д., одним словом заполняемые формы, где посетитель должен оставить свои данные — это операторы персональных данных. Даже если на сайте есть лишь популярные нынче кнопки заказа обратного звонка (пользователь оставляет имя и номер телефона) или отправки сообщения (имя и электронный адрес) — это тоже может быть квалифицировано как обработка персональных данных.

А записи в моей телефонной книжке тоже считаются сбором и хранением персональных данных?

Нет. На данные, которые вы храните для личных и семейных нужд, данный закон не распространяется. Но если вы передадите эти данные лицу или организации, которая согласно данному закону является оператором персональных данных или опубликуете сведения, это будет считаться нарушением.

Как
работать
с

персональными
данными
,
не

нарушая
закон
?

Как минимум необходимо выполнить и соблюдать 10 нижеследующих правил.

10 правил по работе с персональными данными

публиковать в открытом доступе всю информацию о ваших принципах взаимодействия и работы с персональными данными клиентов и посетителей вашего предприятия или ресурса;
запрашивать только те данные, которые нужны для каждой конкретной цели. Например, нельзя запрашивать паспортные данные или домашний адрес для осуществления рассылки по электронной почте;
перед получением персональных данных, которые предполагается публиковать в общедоступных источниках, получать письменное согласие у каждого посетителя, клиента или подписчика на их обработку, хранение и распространение. В случае, если данные не публикуются, а используются исключительно для обработки внутри компании, необходимо явным образом ограничить возможность передачи вам персональных данных без согласия на их обработку*;
использовать данные только для тех целей, о которых вы предупредили человека и которые указаны в опубликованных вами документах, касающихся работы с персональными данными;
сообщать по запросу человека, какие у вас есть данные о нём, как и для чего они обрабатываются и кому вы их передавали;
удалять данные по первому требованию лица, персональные данные которого хранятся в вашей базе;
хранить базы данных в надёжном месте, защищать их от взлома и утечки;
назначить лицо, ответственное за обеспечение безопасности персональных данных и соблюдения определённых ФЗ N152 правил работы с персональными данными;
обучить сотрудников работе с персональными данными;
зарегистрироваться в Роскомнадзоре. Форма уведомления на сайте Роскомнадзора — //pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/form/

*Согласно Закону обязанность предоставить доказательство получения согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных или доказательство наличия оснований, указанных в Законе, возлагается на оператора.

Почему владелец сайта должен регистрироваться
?

По закону операторы персональных данных должны уведомить Роскомнадзор. Причем сделать это нужно до начала обработки данных или вскоре после начала осуществления данной деятельности. Роскомнадзор внесёт информацию об операторе в Реестр операторов персональных данных.

Уведомление можно не подавать, если:

обрабатываются только данные сотрудников;
персональные данные получены только для исполнения конкретного договора с конкретным человеком и не будут распространяться и использоваться никак иначе;
у вас хранятся только ФИО клиента;
данные опубликованы в общем доступе самим человеком или кем либо по его поручению.

Что
делать, если ваш сайт содержит формы и позволяет получать персональные данные
?

Если ваш сайт даёт возможность получать персональные данные и вы до сих пор не выполнили перечисленные выше условия, то уже сейчас может быть зафиксировано нарушение и уже сейчас вас могут оштрафовать. Даже в том случае, если ваш сайт обслуживается другой компанией или специалистом на аутсорсинге, штраф будет выписан на компанию или ИП, которые указаны на сайте в качестве владельца и, следовательно, получателя персональных данных.

Как избежать возможных проблем (необходимая программа-минимум)

2) Не используйте документы других компаний без обработки. Их можно использовать в качестве шаблона, но список данных и цели использования персональных данных необходимо прописать свои. То, что требуется типографии для оформления заказа или интернет-магазину для доставки товара, не понадобится для e-mail рассылки. Запрос излишних данных может быть расценен как нарушение закона и стать поводом для штрафа.

4) Подготовьте внутренние документы, регламентирующие правила хранения и обработки персональных данных, и ответственности сотрудников, которые имеют к ним доступ.

5) Отправьте, если сайт подпадает под требования Закона, уведомление в Роскомнадзор. Если стопроцентно уверены, что отправка уведомления не требуется, оформите всю документацию так, чтобы это было явно понятно и возможным проверяющим. Например, можно указать в политике работы с персональными данными, что они используются только для исполнения конкретных договоров, или зафиксировать в документации, что данные открыты для общего доступа по желанию пользователя (но помните, что доказывание этого факта Закон возлагает на оператора).

Для составления необходимой документации и соблюдения всех требований Закона рекомендуется воспользоваться услугами квалифицированного юриста.

Приказ ФСБ России №378: Передача персональных данных по электронной почте

В последнее время достаточно часто задается вопрос о необходимости передачи (отправки) персональных данных по электронной почте (E-mail), в том числе и к осуществлению подготовки к передаче персональных данных через веб-интерфейс почтового Интернет-сервиса. Особенно этот вопрос актуален, когда речь заходит о выполнении комплекса мероприятий по защите персональных данных.

В соответствии с ч.1 ст.19 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» оператор персональных данных при обработке персональных данных обязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

Передача (подготовка к передаче) персональных данных по электронной почте осуществляется по каналам связи, имеющим выход за пределы контролируемой зоны по TCP-портам: IMAP – 143 и 993; POP3 – 110 и 995; SMTP – 25, 587 и 465; HTTP – 80; HTTPS – 443.

В соответствии с Составом и содержанием организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденными приказом ФСТЭК России от 18.02.2013 №21, оператор персональных данных при передаче (подготовке передачи) персональных данных по электронной почте выполняет следующие меры безопасности персональных данных:

АВЗ.1 Реализация антивирусной защиты;
ЗИС.3 Обеспечение защиты персональных данных от раскрытия, модификации и навязывания (ввода ложной информации) при ее передаче (подготовке к передаче) по каналам связи, имеющим выход за пределы контролируемой зоны, в том числе беспроводным каналам связи;
ОЦЛ.4 Обнаружение и реагирование на поступление в ИСПДн незапрашиваемых электронных сообщений (писем, документов) и иной информации, не относящихся к функционированию ИСПДн (защита от спама).

Реализация базовой меры ЗИС.3 обеспечивается путем защиты каналов связи от несанкционированного физического доступа (подключения) к ним и (или) применения с использованием СКЗИ в соответствии с Инструкцией об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну, утвержденной приказом ФАПСИ от 13.06.2001 №152.

С учетом вышеизложенного, передача (подготовка передачи) персональных данных по электронной почте без использования СКЗИ не обеспечивает защиту персональных данных от раскрытия, модификации и навязывания (ввода ложной информации). Таким образом, ЗАПРЕЩЕНО операторам персональных данных осуществлять передачу (подготовку к передаче) персональных данных по электронной почте без использования СКЗИ
.

Передача (подготовка к передаче) персональных данных по электронной почте без использования СКЗИ является фактом разглашения персональных данных и нарушением требований к защите персональных данных, установленных Законом о персональных данных. Лица, осуществляющие передачу (подготовку к передаче) персональных данных по электронной почте без использования СКЗИ, несут предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность:

дисциплинарную (п.«в» ст.81 ТК РФ);
гражданско-правовую (ст.151 ГК РФ);
административную (ч.6 ст.13.12, 13.14 КоАП РФ);
уголовную (ст.272 УК РФ).

ВЫВОДЫ

Операторам персональных данных ЗАПРЕЩЕНА передача (подготовка к передаче) персональных данных по электронной почте без использования СКЗИ.

В целях обеспечения безопасности персональных данных операторы персональных данных обязаны осуществлять передачу (подготовку к передаче) персональных данных по электронной почте с использованием СКЗИ и выполнять базовые меры АВЗ.1, ЗИС.3, ОЦЛ.4.

Операторы персональных данных осуществляющие передачу (подготовку к передаче) персональных данных по электронной почте без использования СКЗИ несут предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность.