Поля CC и BCC при отправке электронной почты работают аналогично. CC означает «копия углерода», в то время как BCC означает «слепую копию». Хотя эти термины, возможно, были сразу же очевидны, когда была изобретена электронная почта, они устарели сегодня.
CC и BCC — оба способа отправки копий электронного письма другим людям. Однако вы также можете отправить копии электронной почты другим людям, указав несколько адресов в поле «Кому».
Углеродное копирование
Сокращение CC происходит из «углеродной копии». Поставив лист из углеродной бумаги между двумя листами бумаги, давление от записи на первом листе бумаги вытолкнет чернила из углеродной бумаги на второй лист бумаги, производя дополнительную копию документа. Как и физическая копия, CC — это способ отправки дополнительных копий электронной почты другим людям. Некоторые люди называют CC «копией вежливости», которая лучше описывает, что такое CC. CC часто используется в качестве глагола, как в «I CC'd его по электронной почте».
CC против BCC
Когда вы люди CC по электронной почте, список CC отображается всем другим получателям. Например, если вы CC [email protected] а также [email protected] по электронной почте, Боб и Джейк будут знать, что другой получил электронное письмо.
BCC означает «слепая копия». В отличие от CC, никто, кроме отправителя, не может видеть список получателей BCC. Например, если у вас есть [email protected] а также [email protected] в списке BCC ни Боб, ни Джейк не узнают, что другой получил электронное письмо.
Кто-то из списка BCC может видеть все остальное, включая список CC и содержимое электронной почты. Однако список BCC является секретным: никто не может видеть этот список, кроме отправителя. Если человек находится в списке BCC, они будут видеть только свой собственный адрес электронной почты в списке BCC.
По сравнению с CC
Поля To и CC работают аналогичным образом. Если вы поместите четыре адреса электронной почты в поле «Кому» или поместите один адрес электронной почты в поле «Кому» и три в поле «ЦК», все четыре человека получат тот же адрес электронной почты. Они также смогут видеть адрес электронной почты всех других получателей в полях To и CC.
Когда дело доходит до электронного этикета, поле «Кому» обычно предназначено для основных получателей вашей электронной почты. Поле CC предназначено для отправки копии другим заинтересованным сторонам за их информацию. Это не конкретное правило, и использование To и CC меняется.
Например, предположим, что ваш босс хочет, чтобы вы отправили письмо клиенту в ответ на жалобу. Вы поместили бы адрес электронной почты клиента в поле Кому и адрес своего босса в поле СС, чтобы ваш босс получил копию письма. Если вы не хотите, чтобы клиент видел адрес вашего босса, вы бы поставили адрес своего босса в поле BCC.
Когда использовать CC и BCC
CC полезен, когда:
- Вы хотите, чтобы кто-то еще получил копию электронного письма, но они не являются одним из основных получателей.
- Вы хотите, чтобы получатели сообщения знали других людей, которым было отправлено сообщение.
- Вы хотите, чтобы кто-то еще получил электронное письмо, но вы не хотите, чтобы первичные получатели письма видели, что вы отправили этому другому человеку копию. Например, если у вас возникла проблема с другим сотрудником, вы можете отправить им электронное письмо об этом и BCC в отдел человеческих ресурсов. HR получит копию для своих записей, но ваш коллега-сотрудник не будет знать об этом.
- Вы хотите отправить копию письма большому числу людей. Например, если у вас есть список рассылки с большим количеством людей, вы можете включить их в поле BCC. Никто не сможет увидеть чужой адрес электронной почты. Если бы вы использовали этих людей, вы бы разоблачили их адреса электронной почты, и они увидели бы длинный список писем CC'd в своей электронной почте. Вы даже можете поместить свой собственный адрес электронной почты в поле Кому и включить любой другой адрес в поле BCC, скрывая адрес электронной почты каждого пользователя друг от друга.
BCC полезен, когда:
BCC, ответы и сообщения электронной почты
Обратите внимание, что BCC не работает, как CC, когда дело доходит до потоков электронной почты. Например, если вы отправляете электронное письмо на [email protected] и BCC [email protected] , Джейк получит отправленное вами оригинальное электронное письмо. Однако, если Боб отвечает, Джейк не получит копию ответа Боба. Программа электронной почты Боба не может видеть, что Джейк когда-либо получал электронное письмо, поэтому он не отправил ему копию ответа.
Конечно, вы можете продолжить BCC Jake в будущих письмах или отправить ему копию ответа. Также возможно, что Боб может стереть электронную почту Джейка из поля СС и ответить прямо на вас, если вы вместо этого захотите Джейка. Тем не менее, люди с большей вероятностью получат все ответы в электронной почте, если вы их СС. Вы должны будете держать их в цикле, если вы BCC's их.
На практике многие из них могут прийти к электронной почте этикета, и разные люди будут использовать эти поля по-разному, особенно поля To и CC. Не удивляйтесь, если увидите, что они используются по-разному.
Разместить своё объявление —>
Перед тем, как перейти к подробностям нашей реализации копий, давайте разберёмся, что они собой представляют.
Типы получателей письма
To: (кому) — основной получатель письма.
Cc: (копия, carbon copy) — вторичные получатели письма, которым направляется копия. Они видят и знают о наличии друг друга.
Bcc: (скрытая копия, blind carbon copy) — скрытые получатели письма, чьи адреса не показываются другим получателям.
Примеры использования копий
а. Пользователь обратился за помощью и попросил отправлять ответы как на рабочую, так и личную почту. Вы указываете его личный адрес в копии (Cc), чтобы он смог отвечать с любого адреса и в каждом из них видеть всю переписку.
б. Клиент оплатил консалтинг/поддержку/разработку, и вы регулярно общаетесь с его сотрудниками. Вы добавляете его в копию (Cc), чтобы он получал все ваши ответы, мог в любой момент вклиниться в переписку и оценить качество предоставляемых вами услуг.
в. Руководитель хочет следить за общением поддержки с VIP-клиентами. В обращениях от этих клиентов руководитель добавляется в скрытую копию (Bcc), чтобы он всегда получал ваши ответы (с историей переписки).
Прелесть в том, что клиент не знает о «слежке», а руководитель может ответить лично вам и, к примеру, сделать замечание 🙂
г. Клиент обращается к вам, чтобы обсудить получение скидки и способы оплаты. Он сразу добавляет своего бухгалтера в копию (Cc), чтобы тот мог следить за ходом общения и принять эстафету в нужный момент.
Как мы реализовали поддержку копий?
Приведённые выше примеры описывают лишь некоторые сценарии, которые клиенты «продавали» нам, аргументируя необходимость поддержки копий на сервисе. Мы реализовали все стандартные моменты, но не забыли добавить и несколько крутых фишек. Рассмотрим всё по порядку.
Базовая функциональность
1) Справа от названия поля «Получатель» мы разместили две ссылки для добавления копий — «Сс» и «Bcc».
2) При нажатии на «Cc» появляется поле «Копия», и пропадает ссылка «Cc».
3) При нажатии на «Bcc» появляется поле «Скрытая копия», и пропадает ссылка «Bcc».
4) Если нажать на ссылку «убрать», то поле пропадает, а ссылка «Сс»/«Всс» возвращается на своё место (справа от названия поля «Получатель»).
5) Когда сотрудник добавляет адрес в обычную копию (Cc), его ответ отправляется на основной адрес из поля «Получатель» и на адрес из поля «Копия». В этом случае оба пользователя видят, что письмо было доставлено на два адреса. Каждый из них может ответить как сотруднику, так и сотруднику + другому пользователю.
6) Когда сотрудник добавляет адрес в скрытую копию (Bcc), его ответ отправляется на основной адрес из поля «Получатель» и на адрес из поля «Скрытая копия». В этом случае основной пользователь видит, что письмо пришло только ему, поэтому его ответ может быть отправлен только сотруднику.
При этом пользователь из скрытой копии видит, кто был основным получателем, и может отправить письмо как сотруднику, так и сотруднику + основному получателю.
7) Поддержка копий работает и в обратном направлении. Если пользователь отправляет запрос (или новый ответ в текущую переписку) и добавляет другой адрес в Cc, мы автоматически прописываем этот адрес в поле «Копия», чтобы при ответе сотрудника письмо отправлялось на оба адреса.
Полезные фишки
8) Все изменения в полях «Получатель», «Копия» и «Скрытая копия» фиксируются в истории действий.
9) Для каждого обращения мы запоминаем все адреса, которые указывались в полях «Получатель», «Копия» и «Скрытая копия». Поэтому после удаления адреса из поля его можно легко вернуть. Достаточно кликнуть в нужном поле, и мы предложим выбрать адрес из выпадающего списка.
10) Когда пользователь из скрытой копии отвечает сотруднику и основному пользователю, его письмо добавляется в обращение в виде обычного ответа. Если же он отвечает только сотруднику, тогда его письмо добавляется в обращение в качестве заметки, которая не видна основному пользователю (при просмотре переписки по обращению в своём аккаунте).
11) В правилах для входящих обращений мы добавили условие «Копия (Cc) обращения», чтобы можно было отслеживать наличие определённого адреса (или домена) в копии и автоматически выполнять нужные действия.
12) Во всех типах правил появились два новых действия — «Добавить в копию» и«Добавить в скрытую копию» на случай, если требуется добавить адреса в копии, когда обращение соответствует условиям правила.
Вот такие полезные копии. Если вы раньше не использовали их, теперь обязательно начнёте 🙂
Говорят, у нас есть 4 секунды, чтобы произвести первое впечатление на человека, и оно определяет результат встречи куда больше следующего часа. Посылаем вместо себя на встречу цепочку букв — правила не меняются. Да и выставить такого посланца за дверь просто: кликом мышки. Именно поэтому мы иногда оказываемся первыми и последними читателями своего емейла, письма к потенциальным заказчикам или резюме с сопроводительным письмом. А все потому, что предназначены они занятым адресатам, давно утративших любовь к литературным длинотам, по крайней мере в деловой переписке [1].
Основы
Читайте электронные письма и отвечайте на них.
При ответах пользуйтесь кнопкой «Reply All» («Ответить всем»).Это сохранит в копиях получателей начального письма, и ваш ответ не пройдет мимо них. В случае необходимости нежелательных получателей можно удалить. Не оставляйте поле «Subject» («Тема») пустым. Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день, они используют это поле для быстрой оценки важности и содержания письма.
Адресатов пишите в поле «To», тех, кого нужно держать в курсе — в поле «Копия»(«СС»), адресатов, которых нужно скрыть от остальных — в поле «ВСС»
Цитируйте письма. Не начинайте ответ с нового письма, нажмите «Ответить всем» («Reply All») на полученном письме и не отключайте функцию цитирования при ответах и пересылке в настройках почтового клиента. При полном цитировании пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце, внизу.
В конце письма всегда подписывайтесь. В подписи указывайте также ваши контактные данные и название организации, но не делайте её слишком большой.
Перед отправкой писем всегда проверяйте его содержание и грамотность.
Получение писем
- Полученные письма надо читать. Если вам пришло письмо, значит, его кто-то и зачем-то отправил. Если у человека есть письма, помеченные как не прочтенные, и они старее одного дня — он не умеет работать с почтой.
- Проверяйте почту хотя бы 2 раза в день: с утра и после обеда. Отсутствие от вас ответа на вопрос может застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов.
- Вам пришло письмо. Если вы очень заняты, немедленно оцените, от кого оно, тему и пробегите его глазами — это поможет быстро принять решение, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать.
- Если можете, то ответьте сразу же. Это самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты.
- Если понимаете, что не сможете ответить в течение суток, лучше сразу написать «отвечу в течение пары дней» или хотя бы «отвечу немного позже».
Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия» («To», «CC», «BCC»)
- Следует помнить, что существуют поля «To» («Кому»), «CC» («Копия») и «BCC» («Скрытая копия»). От них зависят ваши дальнейшие действия (и действия партнеров по переписке) при получении письма:
- «To» («Кому») — письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы получателю непосредственно. Если вы отправляете вопрос, вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если вы получатель, то ответить должны именно вы.
- «СС» («Копия») — получатели, стоящие в копиях, получают письмо «к сведению», для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо; более того, вежливым считается, если при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».
- «BCC» («Скрытая копия») — поле для «дворцовых интриг». Указывая в этом поле какого-то получателя, вы ему «тайно» отсылаете это письмо: о факте отправки письма этому человеку не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Используется также для массовой рассылки, чтобы вашу адресную книгу не знали все получатели.
- При ответах пользуйтесь кнопкой «Reply All» («Ответить всем»). Это сохранит в копиях получателей начального письма и ваш ответ не пройдет мимо них.
- НЕ удаляйте из копий письма людей, добавленных туда вашим корреспондентом. Если же вы хотите ответить что-то личное, чтобы остальные корреспонденты не получили ваш ответ, тогда удалите всех из копий, кроме того, кто написал письмо (да-да, кнопкой «Reply» не пользуемся никогда).
- Если в полученном в письме в поле «To» («Кому») более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Считайте, что ответить должны ОБА — если письмо адресовано вам и кому-то еще, ответьте и вы (даже если это будет ответ типа «Этот вопрос точно не ко мне, пусть ответит такой-то»).
- В свою очередь, крайне настоятельно НЕ рекомендуется включать в поле «To» («Кому») более одного адресата. На письмо, отправленное двоим, вы не получите ответа ни от одного, так как каждый будет думать, что ответит другой.
- Пересылка частной переписки в список рассылки без согласия участников переписки — это неэтично!
Поле «Тема» («Subject»)
- Не оставляйте Поле «Тема» пустым.
- Тема письма должна быть краткая, но отражающая основное содержание письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в вас человека, у которого отсутствуют элементарные навыки владения деловой перепиской.
- Если нужно периодически посылать e-mail типа недельных отчетов, старайтесь сохранять заголовок постоянным, или хотя бы его часть должна постоянной, чтобы получатель мог настроить автоматические правила (rules) по сортировке такой почты.
Важность письма («Priority»)
- Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь — используйте важность «высокая», это выделит письмо в папке «Входящие».
- Не используйте напрасно «высокую» важность — «крикливые» люди раздражают, будьте скромнее.
- Личное письмо деловому корреспонденту или письмо со смешной картинкой или ссылкой пометьте важностью «низкая».
Написание писем (ответов)
- Начните с приветствия, это вежливо. «Привет, gria!» говорит о том, что вам лень написать имя человека. Даже просто «Андрей!» или «Добрый день!» вполне вежливо и достаточно.
- Письмо должно строится по принципу «ножниц» — если взять ножницы и отрезать абзацы письма с конца, то ее основное содержание должно оставаться ясным вплоть до заголовка.
- Говорите с человеком на одном языке. Это касается не только языка русский/английский, но и формы текста. Если вам пришло формальное письмо, неформальный ответ на него будет неуважением к респонденту и демонстрацией собственной низкой культуры. Формальный ответ на неформальное обращение — либо призыв к соблюдению регламента, либо этого просто требуют корпоративные правила.
- Старайтесь отвечать всегда на последнее письмо в цепочке переписки, а не на какое-то промежуточное.
- Ne ispolzuyte translit кроме случаев отправления писем из условий, в которых сложно набирать текст по-другому (например, с мобильного или с компьютера без русской раскладки клавиатуры).
- Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, то прикладывайте файл с текстом ответа.
- Деловое письмо должно быть точным, лаконичным и конкретным:
- Точность — указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (дату и тему другого письма, дату встречи, пункт повестки встречи, имя файла, ссылка на документ в сети и т.д.).
- Лаконичность — некоторые излагают на трех страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш корреспондент.В современной деловой переписке предложение длиной более полутора строк считается затянутым.
- Конкретность — из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя, какие действия от него хотят.
- Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте абзацами с нумерацией или без таковой. Лучше всего ограничиться тремя пунктами.
- Имейте в виду, что ответ на просьбу или задачу «Сделаем!» неполон. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» — это более определенные и точные ответы.
- Если письмо сформулировано так, что на него можно ответить просто «ок», то ответ, скорее всего, будет получен гораздо быстрее. Например, если есть несколько вариантов что делать, предложите какой-нибудь вариант по умолчанию.
- Текст не должен содержать ошибок. «Очепятки» не страшны, но если вы в каждом письме пишете и пишете слово неверно, это становится заметно очень быстро, и ваша «тройка» с минусом по русскому становится очевидной.
- Старайтесь не использовать html-форматирование письма. К сожалению, этот формат написания писем стоит по умолчанию в Outlook, но при его использовании, особенно при цитировании (ответах и пересылке), возникает масса вопросов.
- Если вы получили письмо в html-формате НЕ меняйте его на plain-text, это ломает восприятие информации отправителем при получении вашего ответа. Чем важнее вам ваш корреспондент, тем важнее сохранить его адекватное восприятие. Справиться с выделением своих ответов в html-цитировании можно цветом, а можно и кнопкой «Уменьшить отступ» на панели форматирования html.
- Цитируйте текст оригинального письма.
- Никогда не правьте в цитировании текст другого человека! Это своего рода подделка писем.
- При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце.
- Если вы отвечаете по пунктам, используя цитирование, отделите цитату пустыми строками СВЕРХУ И СНИЗУ и используйте Большие Буквы в начале предложений.
- Не отправляйте письмо, не прочитав то, что вы написали.
- Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок.
- Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия».
- Проверьте грамматические ошибки.
- Проверьте, что вы ответили на все вопросы, которые задавал корреспондент.
Подпись (signature)
- Наличие подписи полезно тем, что в ней есть ваша контактная информация. Это хороший тон, демонстрирующий ваш профессионализм.
- Подпись не должна превышать 5–6 строк. Она должна включать в себя минимум вашу фамилию, имя и должность. Полезно также указать служебный телефон, электронный адрес, название и адрес организации, ее сайт.
- Имейте два варианта подписи — для инициативных (собственных) писем и ответов.
Загрузка...
