Как архивировать почту Outlook

Архивация почты в популярном клиенте Microsoft Outlook — насущный вопрос. Процедура несложная, однако рекомендуется проводить ее достаточно методично, дабы не потерять ценную переписку.

Зачем нужна архивация почты?

Причин для того, чтобы сжимать собственные почтовые архивы несколько. Первый момент — безопасность. Архив шифруется, отправляется «в облако», где ему уже не грозят злоумышленники. Вторая ситуация — необходимость рационализировать место с архивом. Особенно актуальный момент, когда организация крупная и попросту не получается содержать все письма в распакованном виде. Малым организациям это не настолько актуально, однако для крупного бизнеса и централизованных госучреждений совет однозначно окажется ценным.

Абсолютный плюс архивации в Outlook— централизация аккаунтов и возможность проводить гибкую политику разрешений работы с почтой.

Как узнать размер почтового ящика

Перед тем, как заархивировать почту в Outlook необходимо проверить размер почтового ящика.

Есть два основных пути:

используя возможности веб-интерфейса;
через интерфейс самой программы.

Чтобы узнать размер почты через веб-интерфейс нужно выполнить следующее:

Входим в свой почтовый ящик через браузер.
Нажимаем значок настроек (обычно это стандартная пиктограмма шестеренки), ищем там параметры.
В параметрах учетной записи и будет обычно отражаться заполняемость самого ящика.

В Аутлуке же процедура выглядит несколько иначе:

Требуется кликнуть по пункту «Файл».
Размер ящика прописан во вкладке «Сведения» в виде наглядного графического прогресс бара.

Автоматическая архивация

Резервирование почтового ящика обычно проводят на клиенте Outlook. Настроить архивацию можно автоматически или вручную. Для автоархивации потребуется:

открыть собственную учетную запись Аутлука, используя одноименную вкладку меню «Файл»;
нужно выбрать Средства очистки, а уже там — «Очистить почтовый ящик»;
находим среди интерфейса кнопку автоматической архивации;
при необходимости можно настроить автоархивацию определенной папки. Для этого вызывается контекстное меню Аутлука правым кликом на искомой папке, а далее последовательно выбирается Свойства / Архивация / Автоархивация;
в параметре Настройки архива по умолчанию можно установить все необходимые настройки.

Правила подписи электронного письма

Архивируем вручную

Если нет потребности автоматически упаковывать всю корреспонденцию, создать архив можно вручную. Для этого перейдите в меню Файл / Средства очистки / Архивировать.

В открывшемся меню Архивации установите необходимые параметры и нажмите Ok.

В результате обоих описанных способов архивации данных Outlook, почтовым клиентом будет создан файл с архивом данных, который можно импортировать обратно в случае необходимости, а также можно перенести архив на любой другой компьютер.

Перемещение в сетевой архив

Сетевой архив – это заранее организованное хранилище в локальной сети или интернете. Обычно туда перемещают ненужные почтовые сообщения. Перемещение в сетевой архив организуется по-разному. Обычно могут устанавливать дополнительный временный интервал для того, чтобы упаковывать документы, но также могу использовать принцип переполнения. То есть по истечении определенного срока документация помещается в хранилище. Либо диск заполняется до установленного объема — и также происходит упаковка и перемещение материалов.

Через веб-интерфейс отправить корреспонденцию в сетевой архив можно следующим образом:

открыть Аутлук через браузер;
в папке «Входящие» выбираем те письма, которые необходимо переместить;
нажимаем «переместить» в веб-интерфейсе;
письма начнут перемещаться. Большой архив пересылается десятки минут.

Следует заметить, что большинство интерфейсов веб-доступа организованы таким образом, что напоминают почтовики «больших» компаний, вроде Гугла. А меню перемещения обычно организовано похоже на стандартный Проводник Windows. Поэтому сложностей с осваиванием процедуры обычно не возникает.

На компьютере в Аутлук заархивировать письма можно следующим образом: заходим в любую содержащую письма папку, выбираем искомую корреспонденцию, далее в контекстном меню кликаем Переместить — нужная папка. Клавишами Ctrl и Shift процесс немного автоматизируется: с зажатой кнопкой Shift выделяются все письма (выбираем письмо, зажимаем Shift и нажимаем на последний элемент нужного выделения), с Ctrl — каждое следующее письмо прибавляется к выделению. Впрочем, это стандартные горячие клавиши для многих программ.

Основы электронной почты, интерфейс

Как подключить архив на другом компьютере

В последующем можно подключить архив в любой версии Outlook, в том числе 2010, 2013, 2016:

Копируем архивный файл с расширением pst на другой носитель через Проводник или иные файловые менеджеры.
Открываем Аутлук на той «машине», где следует произвести восстановление.
Выбираем «Открыть и экспортировать».
В появившемся меню открытия файлов ищем директорию копии архивного документа и выбираем искомый файл.

Инструкция

Люди, которые используют почтовую программу Microsoft Outlook, имеют возможность сохранить все входящие и исходящие письма в отдельный файл на своем компьютере или на съемном носителе. Это очень важно для тех пользователей, которые не сохраняют отдельно информацию из полученных сообщений и для тех, кому важна история переписки. Для сохранения сообщений откройте рабочее окно программы Microsoft Outlook, нажмите на меню «Файл», в раскрывшемся списке укажите команду «Открыть». Будет загружено дополнительное окно, в нем выберите опцию «Экспорт в файл» и кликните команду «Файл данных Outlook».

Сохранение сообщений в Microsoft Outlook

Впишите название для данного файла и обозначьте дату его создания.
Выделите письмо, которое нужно поместить в архив, кликните на маркер, в виде пустого квадрата, и нажмите на команду «Архивировать». Будет предложено несколько вариантов архивирования, выберите нужный и в отведенное поле впишите дату создания архива. Если у вас создано несколько архивов писем от одного отправителя, то они автоматически будут соединены в одну логическую цепочку, соответственно управление этими письмами станет максимально удобным. Обратите внимание на то, что архивированные письма будут сохранены навсегда, а удаленные письма хранятся в программе всего месяц.
Если вам необходимо переместить из архива определенные письма в другой файл, то выделите нужное письмо и нажмите кнопку «Обзор».

Импорт письма из архива

Выберите пункт «Поместить во входящие» и нажмите кнопку ОК. Выполните действия, описанные в пункте 2, и создайте отдельный архив для данного письма.
Если вы не используете почтовые приложения, но вам необходимо обеспечить сохранность всех имеющихся писем, в таком случае желательно использовать распространенный и многофункциональный почтовый сервис Gmail. Возможности данного сервиса позволяют обеспечить полную сохранность вашей информации и создать отдельные архивы для ваших писем. Помимо этого сервис обеспечивает хранение вашей информации на своем сервере, благодаря этому ваши письма останутся в сохранности даже после полного краха вашей системы.

Видео: Архивация данных Outlook

Чем чаще вы принимаете и отправляете письма, тем больше корреспонденции хранится на вашем компьютере. И, конечно же, это приводит к тому, что на диске заканчивается место. Также, это может привести к тому, что Outlook просто перестанет принимать письма. В таких случаях следует следить за размером своего ящика и при необходимости удалять лишние письма.

Всего же в Outlook предусмотрено два способа архивации почты. Первый это автоматический и второй – ручной.

Автоматическая архивация писем

Начнем с самого удобного способа – это автоматическая архивация почты.

Плюсы этого способа заключаются в том, что Outlook будет сам архивировать письма без вашего участия.

К минусам же можно отнести то, что архивироваться будут все письма и нужные, и не нужные.

Для того, чтобы настроить автоматическую архивацию необходимо в меню «Файл» кликнуть по кнопке «Параметры».

Далее перейти на вкладку «Дополнительно» и в группе «Автоархивация» нажать кнопку «Настройка автоархивации».

Теперь остается задать необходимые настройки. Для этого, устанавливаем флажок «Автоархивация каждые … дней» и здесь же устанавливаем период архивации в днях.

Далее настраиваем параметры по своему усмотрению. Если вы хотите, чтобы Outlook запрашивал подтверждение перед стартом архивации, то установите флажок «Запрос перед автоархивацией», если этого не требуется, тогда снимите флажок и программа будет все делать самостоятельно.

Ниже можно настроить автоматическое удаление старых писем, где вы также можете задать максимальный «возраст» письма. А также определить, что делать со старыми письмами – перемещать их в отдельную папку или же просто удалять их.

Как только вы сделали нужные настройки, то можно кликнуть по кнопке «Применить настройки ко всем папкам».

Если же вы хотите сами выбрать папки, которые требуется архивировать, то в этом случае придется заходить в свойства каждой папки и там настраивать автоархивацию.

И наконец, нажимаем кнопку «ОК», чтобы подтвердить сделанные настройки.

Для того, чтобы отменить автоархивацию, достаточно будет снять флажок «Автоархивация каждый … дней».

Ручная архивация писем

Теперь разберем ручной способ архивации.

Этот способ достаточно прост и не требует от пользователей каких-либо дополнительных настроек.

Для того, чтобы отправить письмо в архив, его необходимо выделить в списке писем и нажать на кнопку «Архивировать». Для архивирования группы писем достаточно лишь выделить нужные письма и потом нажать эту же кнопку.

В данном способе также есть свои плюсы и минусы.

К плюсам можно отнести то, что вы сами выбираете какие письма требуют архивации. Ну а минус – это ручное выполнение архивации.

Таким образом, почтовый клиент Outlook предоставляет своим пользователям несколько вариантов создания архива писем. Для больше надежности можно использовать оба. То есть, для начала настроить автоархивацию и затем, по мере надобности отправлять письма в архив самому, а лишние удалять.